MulTEx »

Заполнить по шаблону

Данная функция является частью надстройки MulTEx

MulTEx

Вызов команды:
MulTEx -группа Книги/Листы -Книги -Заполнить по шаблону


Команда Заполнить по шаблону создает множество заполненных на основании выбранного шаблона файлов из данных в таблице Excel. Например, есть таблица с продукцией примерного такого вида:
Данные для заполнения
Только строк не один десяток и необходимо создать ценники на весь перечисленный товар по шаблону:
Шаблон к заполнению
и либо распечатать, либо создать на каждый товар по отдельному файлу. Вручную делать такое не просто нудно - это к тому же займет кучу времени.
Однако, если шаблон привести к нужному виду, а в таблицу добавить еще одну строку - то можно использовать команду Заполнить по шаблону и она за несколько минут(зависит от вида шаблона и количества данных для заполнения) сделает все сама.
Естественно, программу можно применять не только для заполнения ценников, но и для заполнения любых шаблонных форм: договора, анкеты, квитанции, накладные, штапмы, открытки для рассылок и т.п. Например, если ведется учет клиентов компании в таблице и периодически на основании этих данных заполняются файлы договоров на продление услуг, дополнительные соглашения, ежемесячные акты выполненных работ и т.п., то данная команда избавит от необходимости делать это каждый раз вручную. Достаточно на каждый случай составить по одному шаблону и далее просто на основании уже имеющегося списка просто заполнять шаблоны.


Подготовка данных(файл Excel и шаблон Word)
Самая главная сложность в работе с данной командой это настроить шаблон и исходные таблицы. Хотя сделать это совсем не сложно.
Подготовка файла Excel

    В качестве исходных данных может быть применена любая таблица Excel, в каждом столбце которой расположены свои данные. Чтобы программа могла однозначно понять откуда какие значения брать необходимо расставить "метки"(я их так назвал). Лучше всего, чтобы список имел заголовки и сразу над/под заголовками как раз создать метки (на рисунке в первой строке):
    Подготовленная таблица Excel
    Метки могут содержать любой текст, но обязательно должны быть заключены в фигурные скобки {}. Это необходимо, чтобы максимально исключить возможность совпадения с меткой текста, который заменять не требуется. Например на рисунке выше меткой для наименования товара является {ТОВАР}. Не рекомендуется в качестве меток применять набор символов вроде двоеточий, запятых и прочих служебных символов. Это может привести к неправильной работе программы.
    В итоге таблица должна иметь следующую структуру: строки заголовков и меток и сами данные. Т.е. одна или две служебных строки(метки и заголовок) и данные. Пропусков между строками данных и заголовками и метками быть не должно. Также для удобства работы с программой лучше располагать данные, начиная с первого столбца листа. Самый лучший вариант расположения данных - как на рисунке выше.

Подготовка файла Word

    Шаблоном может быть любой файл Word в одном из форматов: .doc, .dot, .docx, .docm, .dotx, .dotm, .rtf. В этом файле на местах, в которые необходимо вставить данные из листа Excel, необходимо записать точно такие же метки, которые используются в строке меток листа Excel. На примере шаблона ценника (приведенного выше): в нем в нужные места необходимо вставить поочередно метки с фигурными скобками:
    Подготовленный шаблон Word

Далее метки в шаблоне будут заменены текстом из файла Excel по следующей схеме:
Схема заполнения шаблона
Как это работает: программа последовательно берет каждую метку из строки в Excel и заменяет точно такой же текст во всем шаблоне Word на данные ячейки из основной таблицы(ищет {ТОВАР} в шаблоне и если находит заменяет на Йогурт черничный). Как итог результатом работы программы получим три заполненных ценника:
Заполненный 1Заполненный 2Заполненный 3
При этом для каждой строки Excel будет создан свой документ Word. Сам исходный шаблон при этом не изменяется.

Важно: программа заполнит шаблон данными только тех столбцов, над которыми установлены метки({ТОВАР}, {Категория}, {Производитель} и т.д.). Если строка с метками пустая, либо записанная метка отсутствует в шаблоне, либо не заключена в фигурные скобки - ошибки это не вызовет, но и данные таких столбцов не будут записаны в шаблон.


Основные
Основные настройки
Брать значения из:

  • всего диапазона активного листа - в этом случае наличие данных и их расположение будет определено программой автоматически. Не рекомендуется применять, если не уверены, что на листе нет лишних данных(не используемые шапки таблиц, подписи под данными и т.п.). Так же для этого желательно, чтобы данные располагались в строгой последовательности: строка меток, заголовок, таблица данных
  • указанного диапазона - будут обрабатываться данные в пределах указанного диапазона. В этом случае в диапазон необходимо обязательно включать строку меток и заголовков(если заголовки идут после строки с метками)

Данные содержат заголовки - если установлен, то обработка выбранных данных будет начата с третьей строки(1-я строка метки, 2-я заголовки).

Номер строки с метками для шаблона: указывается номер строки выбранного диапазона, в котором записаны метки. По умолчанию применяется значение 1, но метки могут быть и второй строкой. Хоть программа и допускает выбор от 1 до 256 лучше в качестве меток использовать первую или вторую строку. Что следует учитывать: указывать необходимо номер строки в указанном диапазоне по счету, а не на листе в целом. Если выбрано Брать значения из указанного диапазона и диапазон указан скажем A10:F15 (т.е. начинается с 10-й строки) и метки расположены в этой 10-ой строке, то следует указать 1, т.к. в указанном диапазоне это первая по счету строка.

Файл шаблона для заполнения: нажатием на кнопку правее поля выбирается файл Word для заполнения. Путь к выбранному файлу будет отображаться в этом поле.

Сохранять выбранные файлы:

  • В новую папку с выбранным шаблоном - в папке с указанным шаблоном будет создана папка в формате "Файлы от ДД-ММ-ГГГГ чч-мм-сс"(где ДД-ММ-ГГГГ текущая дата, а чч-мм-сс время создания папки) и все созданные на основе выбранного шаблона файлы будут помещены в эту папку
  • в указанную папку - активируется поле и кнопка, после нажатия которой необходимо выбрать папку для сохранения созданных файлов

Дополнительные
Заполнить по шаблону - дополнительные настройки

Заполнять только из строк, отмеченных в столбце №:
указывается номер столбца по счету в заданном диапазоне(именно номер столбца по счету, а не на листе). Необходимо, если не требуется заполнять шаблоны всего списка, а только определенные. Допускается выбрать один из вариантов отбора строк:

  • не пустая - скорее всего самый распространенный в использовании вариант. Создание файлов будет происходить только в том случае, если ячейка в указанном столбце содержит любое значение. Здесь важно помнить, что пробел или перенос строки в ячейке хоть и не заметен, но он не означает, что ячейка пустая. Поэтому если вдруг выбран данный пункт, но пустые строки все равно заполняются - проверьте, нет ли в них каких-то не заметных символов
  • содержит текст - указывается произвольный текст и если значение в ячейке в указанном столбце будет равно указанному, то будет создан новый файл на основе шаблона. В противном случае строка будет пропущена

Для чего это нужно: в больших таблицах программа может работать довольно долго. И чтобы как-то распределить рабочее время на создание файлов и иные задачи можно просто отмечать строки порционно.

Производить замену текста в объектах - некоторые шаблоны могут быть созданы на основании таких объектов, как Надписи, WordArt, Фигуры, Картинки и т.п. Даже стандартная замена в Word не заменяет текст в таких объектах для всего документа сразу. Так же шаблоны могут содержать смешанные данные: и объекты и обычный текст. Поэтому если шаблон содержит такие объекты и текст внутри объектов содержит метки - необходимо установить этот пункт. Однако следует помнить, что такая замена может работать дольше, чем с шаблонами на основе обычного текста. Поэтому не следует применять опцию без необходимости.

Производить отдельно замену текста в таблицах - часто в шаблонах применяются таблицы для структурирования данных, а так же в случаях, когда без таблиц никак (дипломы, статистические данные, данные наблюдений и т.п.). В большинстве случаев программа отлично обработает таблицы и данные внутри них. Но если вдруг в шаблоне есть таблицы и они не были обработаны - следует установить этот пункт. Включение этой опции может увеличить работу программы даже если внутри таблиц нет меток. Поэтому включать стоит исключительно при необходимости.

Метки столбцов, в которых ссылки на изображения (Печать, Подпись, Логотип и т.п.) - применяется в случаях, если шаблон представляет собой некий документ, в котором в зависимости от данных так же должны вставляться различные картинки. На примере печати этикеток разберем подробнее как использовать данную опцию. Предположим, что этикетка товара содержит помимо просто описания еще и картинку категории продукта:
Иконка категории
При этом картинка должна изменяться в зависимости от категории: для молочных одна, для сыров другая, для фруктов третья и т.д. Тогда в сам шаблон необходимо будет добавить в нужном месте метку:
Метка в шаблоне
а в изначальную таблицу данных надо добавить еще один столбец - Иконка категории. В этом столбце необходимо будет указать полный путь до иконки каждой категории:
Пример таблицы данных
Для указания полного пути к файлам лучше воспользоваться командой MulTEx - Путь к файлуПуть к файлу. Она вставит пути правильно и не придется беспокоиться за различные нюансы написания путей, расширений файлов и т.п.
Так же в качестве пути к файлу можно указать путь к файлу картинки, расположенной не только на ПК, но и в интернете, если путь до них начинается с "http://". Например, можно указать картинку, расположенную на любом доступном сервисе или сайте: http://www.iconsearch.ru/uploads/icons/crystalproject/16x16/aim_online.png.
Если по указанному в ячейках пути не будет картинки или она будет недоступна для открытия, то для такой строки действий по замене картинки производиться не будет и метка останется в шаблоне нетронутой. Если метку необходимо удалять в случае невозможности вставить картинку, то необходимо включить пункт Удалять из шаблона метку, если картинка недоступна.
Теперь останется в строке для меток указать метку в фигурных скобках - {ИКОНКА КАТЕГОРИИ}.
В результате помимо заполненной основной информации получим для каждой категории свою иконку на ценнике:
Результат вставки картинок
Конечно, данную возможность можно применять не только для ценников и этикеток - это так же актуально и для многих других шаблонов, документов. Например, это могут быть:

  • договора, в которых допускается вставка скана печати, подписи, логотипа
  • приложения к договорам подряда на ремонтные/строительные/монтажные работы. В таких документах часто применяются фотографии и схемы и логично, что при этом схемы и фотографии могут различаться для разных объектов
  • шаблоны анкет сотрудников, если для каждой анкеты нужна своя фотография, помимо прочей информации
  • различные брошюры и поздравительные открытки
  • Если в одном шаблоне используется несколько картинок для вставки, то создается столько столбцов, сколько применяется различных картинок в шаблоне и каждому назначается своя уникальная метка. Метки в поле при этом необходимо перечислить через запятую: ПЕЧАТЬ,ПОДПИСЬ,ЛОГОТИП.

    Удалять из шаблона метку, если картинка недоступна - применяется в случаях, если не для всех строк есть картинка. При обычных настройках если картинки нет или она недоступна по указанному пути, то метка для вставки остается в шаблоне. Если же установить данную опцию, то при невозможности вставить картинку в шаблон, метка для картинки из шаблона будет удалена. Таким образом шаблон можно сразу отправить на печать, не беспокоясь о том, что в распечатанном документе будут находится всякие метки, которые не должны быть в конечном документе. Если заранее известно, что для данной строки нет картинки и она не должна быть вставлена, то поле можно просто оставить пустым. Картинка не будет вставлена, а метка будет удалена. И это не будет считаться ошибкой заполнения.

Метки столбцов, в которых адреса(A1:C10) таблиц Excel (Таблица, Прайс, Перечень услуг и т.п.) - применяется в случаях, если в шаблон необходимо вставить целую таблицу из файла Excel. Наиболее актуальна вставка целых таблиц в приложениях к договорам, где необходимо приводить перечень оборудования, материалов, видов работ и т.д., которые изменяются для каждого проекта. Например, в шаблонах спецификаций, проектов на строительство и т.п. Также таблицы могут применяться для вставки в договора реквизитов сторон:
Пример меток в шаблоне
Как применять: для начала необходимо определить адрес ячеек вставляемой таблицы или именованный диапазон(так же можно использовать имена "умных" таблиц -вкладка Вставка -Таблица), содержащий необходимую информацию:
Пример таблицы для вставки
Если используются "умные" таблицы, то название заголовка таблиц в конечный шаблон не вставляется - только данные.
далее в таблицу Excel с данными добавить еще один столбец - назовем его "Реквизиты организации". В нем указывается адрес ячеек этой таблицы или её имя:
Пример заполнения меток таблиц
Метка столбца на картинке выше названа {РЕКВИЗИТЫ ТБЛ}. Её же используем для указания в поле "Метки столбцов, в которых адреса...":

    Метка таблицы
    Если таблиц несколько, то создается столько столбцов, сколько применяется различных таблиц в шаблоне и каждому назначается своя уникальная метка. Метки в поле при этом необходимо перечислить через запятую: РЕКВИЗИТЫ ТБЛ,РАСЧЕТЫ ТБЛ,МАТЕРИАЛЫ ТБЛ.

    Удалять из шаблона метку, если таблица недоступна - применяется в случаях, если не для всех строк есть таблица. При настройках по умолчанию, если таблицы нет или она недоступна по указанному адресу, то метка для вставки остается в шаблоне. Если же установить данную опцию, то при невозможности вставить таблицу в шаблон, метка для вставки таблицы из шаблона будет удалена. Таким образом шаблон можно сразу отправить на печать, не беспокоясь о том, что в распечатанном документе будут находится всякие лишние метки, которые не должны быть в конечном документе. Если заранее известно, что для данной строки нет таблицы и она не должна быть вставлена, то поле можно просто оставить пустым. Таблица не будет вставлена, а метка будет удалена. И это не будет считаться ошибкой заполнения.


Настройки сохранения
Настройки сохранения

Настройки на этой вкладке дают возможность управлять правилами сохранения файлов и разрешения конфликтов сохранения.

Давать новым файлам имена:

  • простая нумерация - в этом случае созданным файлам будут даны имена в виде номеров в том порядке, в котором были созданы. Первый созданный будет назван 1.docx, второй - 2.docx, третий - 3.docx и т.д
    Простая нумерация
  • нумерация с текстом: в этом случае созданным файлам будут даны имена в виде номеров в том порядке, в котором были созданы, только перед номерами будет еще добавлен текст, который необходимо указать в соответствующем поле. Если в поле указать "товар", то первый созданный файл будет назван товар1.docx, второй - товар2.docx, третий - товар3.docx и т.д.
    Нумерация с текстом
  • на основании значений столбцов: в данном случае созданным файлам будут даны имена, созданные на основании значений ячеек указанных столбцов, объединенных в том порядке, в котором указаны столбцы. На примере приведенной в самом начале таблицы товара. Если необходимо файлам дать имена по Наименованию товара(т.е. такие же, какие значения в первом столбце таблицы), то следует в поле указать цифру 1. Тогда новым файлам будут даны имена: первому Йогурт черничный.docx, второму - Ряженка топленая.docx, третьему - Творог 5%.docx.
    Названия из ячеек
    Если в поле указать 1,2, то новым файлам будут даны имена: первому Йогурт черничныйМолочная продукция.docx, второму - Ряженка топленаяМолочная продукция.docx, третьему - Творог 5%Молочная продукция.docx.
    Номера столбцов можно располагать в нужном порядке. Например, если необходимо называть файлы по имени производителя и наименованию товара, то следует указать порядок: 3,1. Тогда созданным файлам будут даны имена: первому ПростоквашиноЙогурт черничный.docx, второму - ПростоквашиноРяженка топленая.docx, третьему - ПростоквашиноТворог 5%.docx

При совпадении имен файлов:
данная опция нужна, если в таблице будут одинаковые наименования и в опции Давать новым файлам имена выбрано на основании значений столбцов, либо если сохранение файлов выбрано в уже существующую папку, в которой могут находиться файлы.

  • Создать копию - при совпадении имен будет создан файл с таким же именем, но на конце файла будет добавлена номер копии в скобках(Йогурт черничный(1).docx, Йогурт черничный(2).docx и т.д.)
  • Перезаписать - при совпадении имен старый файл будет удален и вместо него будет создан новый
  • Пропустить - при совпадении имен в папке будет оставлен старый файл, а новый не будет сохранен

Сохранять так же в PDF - в данном случае помимо сохранения файлов в формат Word, файлы будут так же сохранены в формат PDF. Имена файлов PDF будут полностью совпадать с именами файлов Word.


Настройки печати
Настройки печати

Отправлять файлы на печать на указанный принтер:
Если установить, то станет активным окно выбора доступных на ПК принтеров. Необходимо выбрать принтер, на котором необходимо будет распечатать каждый документ. Если ни один из принтеров не доступен, то при самом запуске команды появится предупреждение, что доступных для печати принтеров не обнаружено.

Распечатать копий каждого файла: указывается сколько раз необходимо распечатать каждый новый файл.

Не сохранять файлы в папку - только печать на принтер - если установлен, то ни один файл не будет сохранен, папка с файлами не будет создана и настройки сохранения файлов не будут иметь никакого значения. Все созданные на основании шаблона файлы будут просто отправлены на печать на выбранный принтер.


Если во время заполнения шаблонов возникнут ошибки заполнения, то по окончании обработки программа выдаст предупреждение следующего вида:
Ошибка заполнения шаблона
В данном сообщении будут перечислены общие сведения о типах ошибок. Если выбрать Да, то будет создана новая книга, в которой программа создаст более развернутый отчет с именами файлов(включая имя папки с итоговым файлом), в которых возникли ошибки и типами ошибок:
Таблица ошибок заполнения
Вставка картинок - в этом столбце перечислены файлы (в формате "имя папки\ имя файла"), в которых возникла ошибка вставки одной или нескольких картинок. В каких случаях это может происходить:

  • если в качестве картинки указан URL-адрес и отсутствует подключение к интернету;
  • картинка недоступна или не существует по указанному пути.

Вставка таблиц - в этом столбце перечислены файлы (в формате "имя папки\ имя файла"), в которых возникла ошибка вставки одной или нескольких таблиц. Чаще всего это может происходить в случае, если метка для вставки таблицы располагается внутри другой таблицы шаблона:
Ошибка вставки таблиц
Поэтому не следует располагать метки таблиц в других таблицах, если не уверены, что это отработает без ошибок.

Иные ошибки - в этом столбце перечислены файлы (в формате "имя папки\ имя файла"), в которых возникла любая ошибка, не связанная со вставкой картинок или таблиц. Это может происходить по множеству причин:

  • неверные форматы данных;
  • защищенный шаблон;
  • слишком сложная структура документа;
  • ошибочные значения в таблицах и т.д.

Для чего вообще необходимо оповещение о подобных ошибках? Если такое сообщение не выводить, то при создании множества документов по шаблону, ошибка даже в одном из них может привести к печальным последствиям. Например, если при создании договора возникнет ошибка и какие-либо реквизиты или данные не будут вставлены корректно - велик шанс, что вторая сторона(Заказчик) может в последний момент отказаться от контракта.
Данная же опция позволяет легко выявить проблемы с заполнением и сама показывает, к каким файлам и их настройкам следует присмотреться.

Примечание: использование данной команды требует установленного на ПК MS Word.


Расскажи друзьям, если статья оказалась полезной:
  Плейлист   Видеоинструкции по использованию надстройки MulTEx
Поделитесь своим мнением

Комментарии, не имеющие отношения к комментируемой статье, могут быть удалены без уведомления и объяснения причин. Если есть вопрос по личной проблеме - добро пожаловать на Форум


Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Тренинги

Заказать
Юридическая информация

Использование материалов сайта

Политика Конфиденциальности

ИП Щербаков Дмитрий Валентинович
ОГРНИП: 318502700083307
ИНН: 504013350772

Наши партнеры

Перейти
Перейти

Счетчики

Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика
© 2018 Excel для всех   Войти