MulTEx »

Подключиться к Google-таблицам

Данная функция является частью надстройки MulTEx

Описание, установка, удаление и обновление Полный список команд и функций MulTEx Часто задаваемые вопросы по MulTEx   Скачать MulTEx

---

Вызов команды:
MulTEx -группа Специальные -Работа с запросами -Подключиться к Google-таблицам

---

Для работы данной команды необходима установленная надстройка Power Query. В версиях 2010 и 2013 она устанавливается отдельно, в версиях начиная с 2016 - уже встроена в Excel. Подробнее: Power Query - что такое и почему её необходимо использовать в работе?

При помощи этой команды можно создать подключения сразу ко всем указанным таблицам Google. Все, что необходимо - ссылка на таблицу GoogleSheet, к которой предоставлен доступ по ссылке. При этом можно указать имя или номер листа, к которому необходимо подключиться и выбрать действие после успешного подключения: оставить только подключение, выгрузить на лист или в сводную таблицу.
Прежде чем воспользоваться данным инструментом необходимо убедиться, что всем таблицам, к которым будет создаваться подключение, предоставлен общий доступ. Сделать это можно следующим образом:
В правом верхнем углу окна таблицы Google жмем на кнопку Настройки доступа -в группе Общий доступ выбираем пункт Все, у кого есть ссылка -Готово:

Там же можно скопировать ссылку на этот документ, чтобы подключиться к ней.
После этого можно подключаться к таблице или сразу к нескольким таблицам при помощи MulTEx -группа Специальные -Работа с запросами -Подключиться к Google-таблицам
Основная форма содержит вкладки:

• Основные параметры
• Дополнительные параметры

 
Так же рекомендую ознакомиться с ошибками, которые могут возникать при выполнении запросов:

Ошибки при выполнении запросов

---

ОСНОВНЫЕ ПАРАМЕТРЫ

На этой вкладке добавляются ссылки на все таблицы Google, к которым необходимо создать подключение. Сделать это можно двумя способами:

• одиночная ссылка: ссылка вставляется из буфера обмена или вбивается руками. После чего добавляется в общий список ссылок для подключения. При попытке добавить ссылку, которая уже есть в списке - MulTEx сообщит об этом и ссылка не будет добавлена.
• из диапазона ячеек: если ссылки записаны в произвольном диапазоне ячеек, в поле указывается этот диапазон и кнопкой Добавить ссылки в список добавляется в общий список. В список будут добавлены все ссылки из диапазона. При этом пустые ячейки и ячейки, не являющиеся интернет-ссылками(http или https), будут проигнорированы и не будут занесены в общий список. Так же в список не будут занесены ссылки, которые уже в нем есть - т.е. дубликаты игнорируются.

Важно: подключение создается исключительно к тем ссылкам, которые перечислены в списке. Если какие-либо ссылки были добавлены в список ошибочно или подключение к ним создавать не требуется - необходимо выделить эти ссылки в списке и нажать кнопку Удалить выбранные. Для полной очистки списка надо нажать кнопку Удалить все. Удаление ссылок из списка невозможно отменить, поэтому эти действия следует делать с осторожностью.

Подключиться к конкретному листу файла:
При указании имени листа, запрос будет сделан именно к этому листу. Если такого листа нет в файле-источнике - запрос вернет ошибку. Если флажок снят - подключение будет создано ко всем листам файла-источника, как к единому.

• по имени листа: при создании подключения MulTEx отберет из файла-таблицы только лист с заданным именем. Если такого листа в файле не будет запрос вернет ошибку.
• по номеру листа: при создании подключения MulTEx отберет из файла-таблицы только лист с указанным порядковым номером. Если листов меньше, чем указанное число - запрос вернет ошибку.

---

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПАРАМЕТРЫ

Для каждой таблице Google, к которой получилось создать подключение можно выбрать действие:

• только создать подключение - будет создан только запрос получения данных, но эти данные не будут никуда выгружены.
• выгрузить в таблицу на лист - результат запроса получения данных будет выгружен на отдельный лист в объект умной таблицы(Вставка(Insert) -Таблица(Table)). Лист создается автоматически. В дальнейшем полученные данные можно будет обновить напрямую из таблицы(правая кнопка мыши на любой ячейке таблицы -Обновить(Refresh)) или кнопкой Данные(Data) -Обновить все(Refresh All)
  Включить фоновое обновление данных - доступен только если выбран пункт выгрузить в таблицу на лист. Если установлен - запрос будет обновляться параллельно с другими запросами и действиями в книге. Если выключен - запрос будет обновляться последовательно и действия с результатами запроса будут доступны только после окончательного обновления.
• создать сводную таблицу - после создания запроса из таблицы, на основании его данных на отдельном листе будет создана сводная таблица.
  Добавить в модель данных(для Excel 2013 и выше) - доступен только если выбран пункт создать сводную таблицу. Если установлен, то одновременно с созданием сводной таблицы запрос будет добавлен в модель данных Power Pivot, что в дальнейшем позволит объединять данные этого запроса с другими запросами непосредственно из сводной таблицы.

  Важно: данная опция доступна только начиная с Excel 2013. В более ранних версиях модель данных недоступна.

Назначить сводной таблице макет (стандартно назначается из вкладки Конструктор(Design) -Макет отчета(Report Layout)):
при создании сводной таблицы можно сразу выбрать один из вариантов структуры макета

• Сжатая форма(Compact form) - макет, используемый по умолчанию самим Excel. В данном макете все данные в области строк располагаются в одном столбце с небольшими отступами для каждой группы, относительно вышестоящей группы.
• Форма структуры(Outline form) - элементы области строк располагаются в разных столбцах в виде "лесенки": каждая новая группа начинается со следующей строки
• Табличная форма(Tabular form) - элементы области строк располагаются в разных столбцах в линейном виде: каждая категория в своем столбце на одном уровне с остальными категориями

---

ОШИБКИ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ЗАПРОСОВ
Часть подключений к таблицам Google может возвращать ошибки
Ошибки могут быть вызваны различными причинами, однако MulTEx никак не сможет проинформировать о их наличии, т.к. ошибки появляются уже при выполнении запроса, а не на стадии его создании. Т.е. сам запрос будет успешно создан, но не будет возвращать данные. Узнать о том, есть ли запросы с ошибками, можно будет только перейдя в панель запросов(Данные -Запросы и подключения). Напротив ошибочных запросов будут значки в виде восклицательного знака в треугольнике:

Перейдя в запрос можно будет проанализировать ошибку и принять меры для её устранения.

Наиболее распространенные ошибки при создании подключений к таблицам Google и их причины:

• DataSource.Error:
  
  ошибка возникает, если к каким-либо таблицам не установлен доступ по ссылке или ссылка на файл некорректная.
• DataFormat.Error:
  
  ошибка появляется, если в таблице Google хотя бы на одном из листов будет создана сводная таблица. Текст этой же ошибки в английской локализации Excel:
  Relationship tag contains incorrect attribute. Line 2, position 86
  Единственное на данный момент решение - перенести сводную таблицу в другой файл Google, а в подключаемый файл получать данные этой сводной таблицы при помощи функции IMPORTRANGE.