Хитрости »
Основные понятия (23)
Сводные таблицы и анализ данных (9)
Графики и диаграммы (5)
Работа с VB проектом (12)
Power BI и Power Query (14)
Условное форматирование (5)
Списки и диапазоны (5)
Макросы(VBA процедуры) (63)
Разное (38)
Баги и глюки Excel (2)

Топ 10 распространенных ошибок начинающих пользователей Excel

Помню себя, когда только начал осваивать Excel - спросить не у кого, интернет не так распространен да и информация вся была на английском, с которым у меня тогда были проблемы. И как любой начинающий я конечно совершал классические ошибки начинающего изучать Excel. И в этой статье я решил собрать "топ 10 как делать не надо":

1. Выделение целого столбца/строки и закрашивание выделенного(при помощи соответствующей кнопки на панели - "Цвет заливки"). Почему так лучше не делать: при таком методе закрашиваются все ячейки столбца или строки. А это, в случае с 2007 Excel и выше - больше миллиона ячеек для столбца и более 16 тысяч для строки. Немало? И я так думаю. Тоже самое относится и к другим свойствам: границы ячеек, цвет шрифта, стили. И когда все эти свойства назначаются постоянно для целой строки или столбца форматы копятся, для каждой ячейки начинает храниться свой "багаж" разных комбинаций свойств и значений. Файл начинает "распухать"(как "распухнуть" файл я писал в статье: Как уменьшить размер файла). А потом виснет. А потом может вообще отказаться открываться.
Как делать правильно: выделять надо только ячейки внутри рабочей таблицы. Чтобы делать это быстро(не прокручивая лист мышкой по две-три минуты) можно использовать комбинации клавиш для перемещения по таблице:

Сочетание клавиш Выполняемое действие
CTRL+→←↑↓(стрелки на клавиатуре) Перемещение до первой пустой ячейки в заданном направлении. Если при этом удерживать SHIFT - то выделение от активной ячейки до первой пустой
CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ Перемещает курсор в ячейку в текущем столбце, после которой идет пустая ячейка
CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ Перемещает курсор в ячейку в текущем столбце, которой предшествует первая пустая ячейка
CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО Перемещает курсор в ячейку в текущей строке, после которой идет пустая ячейка. Если все ячейки пустые - будет выделена ячейка последнего столбца на листе
CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО Перемещает курсор в ячейку в текущей строке, которой предшествует первая пустая ячейка. Если все ячейки пустые - будет выделена ячейка последнего столбца на листе
CTRL+END Перемещает курсор в последнюю ячейку рабочей таблицы

2. "Боевой" окрас своих рабочих таблиц: приход зеленым цветом, расход красным, коммерческий отдел синей заливкой и белым шрифтом, производство коричневым и т.п. Это может и наглядно, но в дальнейшем неизбежно возникают ситуации, когда приходится вычислять суммы по приходу и расходу отдельно да еще и в разрезе отделов. А в Excel до сих пор нет встроенных средств для подсчета и суммирования ячеек по цвету заливки и шрифта. Можно, конечно, использовать сторонние разработки и макросы(например: Подсчитать сумму ячеек по цвету заливки, Подсчитать сумму ячеек по цвету шрифта, СчетЯчеек_Заливка, СчетЯчеек_Шрифт, СуммаЯчеек_Заливка, СуммаЯчеек_Шрифт). Но куда проще делать правильно.
Как делать правильно: завести отдельные столбцы для названия отделов, операции(приход и расход) и т.п. Иначе говоря сразу в отдельный столбец выводить признак, по которому можно будет подсчитать суммы встроенными функциями, вроде СУММЕСЛИ.

3. Создание для каждого дня/месяца отдельного листа. Возможно удобно для каждого отдельного месяца вести учет продаж на отдельном листе: можно быстро перемещаться на нужный день/месяц и смотреть записи только по нему. Но в какой-то момент возникает необходимость анализировать данные за весь период(год, квартал, недели). И тут начинаются сложности.
Как делать правильно: вести весь учет на одном листе. А для дат и месяцев завести отдельный столбец. В дальнейшем можно будет легко проанализировать данные за любой период при помощи хотя бы сводных таблиц(Группировка данных в сводной таблице).

4. Вместо дат записывать названия месяцев: "Апрель 2014", "Май 2014" и т.д. В дальнейшем сложно будет проводить анализ таких данных за несколько лет.
Как делать правильно: записывать даты в привычном для Excel виде: 01.04.2014, 01.05.2014(для англ.локализации 4/1/2014, 5/1/2014) и т.д. Для наглядности ячейкам с датами можно присвоить формат практически любого вида, в том числе и вида "Апрель 2014"(правая кнопка мыши на ячейке с датой -Формат ячеек -вкладка Число). Но обрабатывать в дальнейшем данные с правильными датами куда проще: в фильтре они группируются сами по годам и месяцам, а при помощи сводных таблиц можно делать группировки практически по любому периоду времени.

5. Использование объединенных ячеек в рабочих таблицах. Почему так лучше не делать: при объединении нескольких ячеек в одну данные сохраняются только в левой верхней ячейке, а остальные очищаются, т.е. не содержат никаких данных. Часто ячейки объединяют в заголовках и впоследствии это мешает создать сводную таблицу, т.к. все ячейки заголовков должны содержать значения. Иначе сводная таблица просто не будет создана. Так же часто ячейки объединяют в строках с одинаковыми значениями
объединение строк
Это наглядно, но в рабочих таблицах совершенно неудобно для обработки данных и создания различных отчетов. Т.к. впоследствии ни сводные таблицы, ни формулы вроде СУММЕСЛИ, СУММПРОИЗВ и им подобные не смогут просуммировать/подсчитать все нужные значения, т.к. значения будут только в верхней ячейке. Остальные строки формула посчитает пустыми(что справедливо, т.к. они и есть пустые).
Как делать правильно: в рабочих таблицах следует оставлять значение в каждой ячейке и прибегать к объединению исключительно в отчетах, которые уже не будут обрабатываться.

6. Создание нескольких рабочих таблиц на одном листе. Порой пользователи создают несколько таблиц с различными данными(одна для северного направления, одна для южного, одна для восточного и т.д.) на одном листе. Впоследствии с таким набором таблиц на одном листе практически невозможно работать стандартными средствами: нет возможности воспользоваться фильтром для одной таблицы, не затронув при этом другие. Скрытие строк, группировки - везде какая-то из таблиц будет мешать другим.
Как делать правильно: создавать по одной таблице на листе. Файл от этого не станет весить больше, а удобство работы повысится. Несколько таблиц на одном листе можно располагать только если эти таблицы предполагается использовать как справочники и анализировать их данные в дальнейшем не надо будет.

7. Запись информации разного типа в один столбец. Например, есть ФИО, есть Должность, Номер телефона контакта и e-mail. Часто эту информацию записывают в одну ячейку(зачем плодить столбцы, если можно всю информацию в одну наглядно закинуть?): Иванов Иван Иванович, Коммерческий директор, 1(111)111-11-11, mail@mail.ru. Да, наглядно. Вся информация в одной ячейке. Но если когда-то понадобится выбрать те же e-mail для какой-нибудь поздравительной рассылки(с Новым Годом, например) - придется неплохо поморочиться и потрудиться. А если бы e-mail был отдельно можно было бы сходу использовать массовую рассылку писем по адресам.
Или еще классический пример: запись Типа документа и его Даты в одной ячейке: Товарная накладная ТОРГ-12 №45 от 25.08.2015г. В будущем весьма сложно будет выбрать накладные только за определенный период, ведь сначала надо будет еще даты от текста отделить.
Как делать правильно: записывать информацию разного типа и данные разного типа(даты, суммы, текст) в разных столбцах. В дальнейшем это значительно упростит анализ информации и выполнение различных действий с данными.

8. Создание разрывов в виде полностью пустых строк внутри рабочих таблиц. Часто так разделяют месяца в таблице, отделы, регионы или еще какие-то данные, относящиеся к определенной группе. Вдобавок такие строки часто закрашивают. Почему так лучше не делать: во-первых если потребуется создать сводную таблицу, то в ней появятся не эстетичные "(пусто)"(blank); во-вторых если фильтр на таблицу устанавливается выделением только первой строки таблицы, то в 90% случаев фильтр будет видеть данные в таблице до первой пустой строки, а данные дальше в фильтр уже не попадут; в-третьих многие удобные действия с таблицей сделать не получится(например, автозаполнение ячеек, перемещение по таблице горячими клавишами и т.п.).
Как делать правильно: использовать разрывы в виде пустых строк только в итоговых отчетах. Если очень хочется, разделение строк на группы визуально можно жирными или цветными границами. Но лучше в отдельном столбце завести признак, по которому можно определить к какой группе относится строка. Тогда можно будет и сортировать, и фильтровать, и группировать в любом виде.

9. Выравнивание текста в ячейках при помощи пробелов. Частая ошибка тех пользователей, которые создают в Excel иерархические списки. Чтобы каждый уровень был отделен отступами часто при этом в начале ячейки ставят 4 и более пробелов. Иногда так еще делают просто для наглядности, отделяя текст как сноску. Однако в дальнейшем это может значительно усложнить процесс сравнения, поиска и анализа информации в таких данных(т.к. текст " привет" будет отличаться от текста "привет" и Excel посчитает эти строки разными).
Как делать правильно: использовать возможности форматирования. Вкладка Главная -группа Выравнивание -Увеличить отступ. Или правая кнопка мыши на ячейке -Формат ячеек -вкладка Выравнивание -из списка по горизонтали выбираем "по левому краю(отступ)" и в окошке правее ставим количество отступов. Один отступ равен примерно двум пробелам. Чем такой подход лучше: визуально эффект тот же. Однако данные в самих ячейках не изменяются, что не мешает производить с ними привычные действия без танцев с бубном.

10. Занесение всей информации вручную. Здесь имеется ввиду ведение каких-либо данных, когда вся информация заносится поячеечно руками. Даже те данные, которые из раза в раз повторяются(названия отделов, фамилии ответственных сотрудников, номер регламентов и т.п.). Например, ежедневно заносятся данные по инкассации. Работают всего три смены, соответственно три старших, которые сдают смену. И каждый день вбивается фамилия одного из старших. В какой-то момент в любом случае будет допущена ошибка в написании(вместо Иванов - Иванев) и эта строка уже не попадет вместе со всеми в поиск, фильтр, отбор функции и любой другой вид аналитики.
Как делать правильно: использовать для постоянных данных выпадающие списки. Такой подход не только избавляет от ошибок, но и значительно упрощает процесс занесения данных. Ну а если надо еще и другие данные контролировать(числа, длина текста и т.д.) - то в Excel есть отличный инструмент - Проверка данных.


Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!
  Плейлист   Видеоуроки

Поиск по меткам

Access apple watch Multex Outlook Power Query и Power BI VBA работа в редакторе VBA управление кодами Бесплатные надстройки Дата и время Диаграммы и графики Записки Защита данных Интернет Картинки и объекты Листы и книги Макросы и VBA Надстройки Настройка Печать Поиск данных Политика Конфиденциальности Почта Программы Работа с приложениями Работа с файлами Разработка приложений Сводные таблицы Списки Тренинги и вебинары Финансовые Форматирование Формулы и функции Функции Excel Функции VBA Ячейки и диапазоны акции MulTEx анализ данных баги и глюки в Excel ссылки
Обсуждение: есть 1 комментарий
  1. Привет:

    Только для кого это :) Тех, кто так делают на сто-двести-тысяч процентов не интересуют профильные сайты по их профессиональным инструментам. Это интересует энтузиастов, да и то, большая из них часть, уже, набив себе шишки, разобрались с этим сами. Но это лирика. Ресурс очень полезный! Спасибо!

Поделитесь своим мнением

Комментарии, не имеющие отношения к комментируемой статье, могут быть удалены без уведомления и объяснения причин. Если есть вопрос по личной проблеме - добро пожаловать на Форум


Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Тренинги

Заказать
Юридическая информация

Использование материалов сайта

Политика Конфиденциальности

ИП Щербаков Дмитрий Валентинович
ОГРНИП: 318502700083307
ИНН: 504013350772

Наши партнеры

Перейти
Перейти

Счетчики

Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика
© 2018 Excel для всех   Войти