Хитрости »

Основные понятия (24) Сводные таблицы и анализ данных (10) Графики и диаграммы (5) Работа с VB проектом (12) Power BI и Power Query (17)

Условное форматирование (5) Списки и диапазоны (5) Макросы(VBA процедуры) (65) Разное (42) Баги и глюки Excel (4)

---

Как из Power Query или Power BI получить данные из Google Spreadsheets(Гугл таблицы)

---

Т.к. он-лайн редактирование Excel файлов через облачный сервис Microsoft был запущен позже, то исторически сложилось так, что довольно обширная часть пользователей Microsoft Office все равно для он-лайн доступа к книгам использует именно Google Spreadsheets (Google таблицы), а не решение от Microsoft(Excel Online).
Хоть сам я гугл-таблицы почти не использую, но понадобилось мне получить данные из этого замечательного сервиса при помощи надстройки Power Query. Однако шаблона для получения данных из Google-таблиц там нет(в Power BI есть только Google Analitics, что не совсем то. Точнее – совсем не то). Поэтому как и напрашивалось я использовал получение данных из Интернета. Но не все так просто – публичная ссылка, предоставляемая Google-ом для совместного просмотра при обработке запросами выдавала совсем не то, что хотелось бы. Вот что я получил после вставки ссылки на Google-таблицу:

Т.е. мне предлагалось обработать структуру веб-страницы, а не структуру файла Excel. Можно было бы дальше танцевать с бубном именно с таким форматом и пытаться как-то из этого получить данные, но есть способы проще. Возможно для кого-то этот способ очевиден, но т.к. я обычно с Google-таблицами не работаю, то пришлось 20-30 минут поэкспериментировать, прежде чем дойти до простого решения.
А теперь по порядку о том, как правильно это сделать, притом с самого начала.
Есть у нас загруженный в Google файл Excel. Теперь необходимо предоставить ему доступ для других пользователей и получать актуальную информацию из этого файла через Power Query или Power BI при каждом обновлении запроса. Уточню – редактируется файл в службе Google, он никуда не скачивается, не пересылается – все пользователи вносят изменения он-лайн прямо в Google Spreadsheets.
далее в статье я буду писать Power Query, но для Power BI действия такие же
Первый способ получения корректной ссылки для обработки в Power Query заключается в том, что необходимо опубликовать файл через меню Google-а: Файл -Опубликовать в интернете

Выбрать в появившемся окне Весь документ и Таблица Microsoft Excel(XLSX)

Нажать Опубликовать. В появившемся окне скопировать ссылку.

Именно эту ссылку используем далее: вкладка Данные -Создать запрос -Из других источников -Из интернета. В окно вставляем эту ссылку. Далее появляется окно предпросмотра, в котором выбираем нужный лист/листы и загружаем. Все как для обычных файлов Excel(пример обработки файла Excel можно посмотреть в этой статье: Как из оборотно-сальдовой ведомости сделать сводную таблицу при помощи Power Query).
Так же эту ссылку можно разослать всем, кто должен иметь доступ к просмотру файла. Ключевое слово здесь – просмотру. Т.е. таким методом мы можем без всяких дополнительных действий получить данные из файла через запрос, но изменять хоть что-то в файле никто кроме нас не сможет - только видеть наши изменения. Поэтому данный вариант подходит далеко не всегда.

---

Второй вариант –через Совместный доступ. Это более распространенный и наиболее популярный вариант, при котором все, кто перешел по ссылке могут вносить изменения в файл. На странице файла в Google жмем Файл -Совместный доступ

Появится окно:

В нем надо будет нажать на пункт "Включить доступ по ссылке". В окне ниже появится ссылка, которую надо будет скопировать и нажать Готово.

При необходимости перед тем как нажать на пункт Готово можно нажать на "Расширенные" и настроить доступ более гибко. Так же, если необходимо будет отключить совместный доступ по ссылке надо перейти в Файл -Совместный доступ, в окне выбрать Расширенные, далее в разделе "Уровни доступа" найти пункт Изменить, выбрать ВЫКЛ -Изменить -Готово
Созданная ссылка будет примерно такого вида.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1wUtUgK4ha6kYFM4ZpA0jMnM33rbvklZ7iqnxthp-t00/edit?usp=sharing
Если использовать напрямую именно такую строку, то нас ждет небольшое разочарование – на выходе получим структуру веб-страницы, а не структуру файла Excel(об этом я писал в самом начале статьи и там же можно посмотреть по скринам как это выглядит). Потому что такая форма ссылки генерирует именно веб-документ со своей разметкой, которая не распознается как файл Excel. Однако это очень легко исправить. Удаляем из ссылки последние аргументы: edit?usp=sharing. И вместо них ставим /export. Получиться должна ссылка примерно такого вида:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1wUtUgK4ha6kYFM4ZpA0jMnM33rbvklZ7iqnxthp-t00/export
И теперь идем на вкладку Данные -Создать запрос -Из других источников -Из интернета. В окно вставляем эту ссылку

Появляется окно предпросмотра, в котором выбираем нужный лист/листы и загружаем

Все, дальнейшие действия ничем не отличаются от действий с локально загруженным файлом Excel. Просто производите нужные манипуляции с данными для получения желаемого результата(анализ, сводные, графики и т.п.).

---

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!     Видеоуроки

---

Поиск по меткам

Access apple watch Multex Power Query и Power BI VBA управление кодами Бесплатные надстройки Дата и время Записки Надстройки Печать Политика Конфиденциальности Почта Программы Работа с приложениями Разработка приложений Тренинги и вебинары Финансовые Форматирование Функции Excel акции MulTEx ссылки