Что такое макрос и где его искать?

Скачать файл, используемый в видеоуроке:

  Tips_Macro_Basic_Video.xls (63,5 КиБ, 4 271 скачиваний)

---

Наверное, многие слышали это слово "макрос", но не все имеют точное представление что это, если заглянули на эту страничку.
Макрос - это макрокоманда(так звучит в правильном переводе с англ.языка), содержащая последовательность действий, записанных пользователем. Запись производится с помощью встроенного в пакет Microsoft Office языка программирования - Visual Basic for Application(VBA).

Зачем же нужны макросы? А нужны они для того, чтобы избавить Вас от рутинного выполнения одних и тех же действий. Например, Вам каждый день приходиться удалять из ежедневных отчетов по несколько столбцов и добавлять новые строки для шапки и т.п. Скучно и утомительно. Вы просто можете записать один раз все эти действия макрорекордером, а в дальнейшем только вызывать записанный макрос и он все сделает за Вас. Что немаловажно, для использования макрорекордера и записи макроса не надо обладать никакими навыками программирования.
В этой статье:

• Подготовка к записи макроса
• Запись макроса
• Параметры записи макроса
• Воспроизведение макроса
• В каких файлах можно хранить макросы?

 
ПОДГОТОВКА К ЗАПИСИ МАКРОСА
Прежде чем начать работать с макросами необходимо разрешить их выполнение, т.к. по умолчанию они отключены. Для этого необходимо сделать следующее:

• Excel 2003:
  Сервис-Безопасность-Уровень макросов "Низкий"
• Excel 2007:
  Кнопка Офис-Параметры Excel (Excel Options)-Центр управления безопасностью (Trust Centr)-Параметры центра управления безопасностью (Trust Centr Settings)-Параметры макросов (Macro Settings)-Разрешить все макросы (Enable All Macros)
• Excel 2010:
  Файл (File)-Параметры (Options)-Центр управления безопасностью (Trust Centr)-Параметры центра управления безопасностью (Trust Centr Settings)-Параметры макросов (Macro Settings)-Разрешить все макросы (Enable All Macros)

После изменения параметров безопасности макросов необходимо перезапустить приложение Excel: закрыть его полностью и открыть заново. Только после этого изменения вступят в силу.

Прежде чем начать записывать макрос необходимо помнить следующее:

• Макрорекордер записывает АБСОЛЮТНО ВСЕ ваши действия – ошибки, прокручивание экрана, переключение между листами, выделение ячеек и т.д. Поэтому перед записью своих действий необходимо сначала тщательно продумать все свои действия, чтобы в дальнейшем записать только то, что действительно необходимо записать и в дальнейшем воспроизвести. Это сократит как сам код, так и время его выполнения
• Макрорекордер записывает действия выполненные только в пределах Microsoft Excel. Если вы переключитесь в другое приложение – действия в этой программе записаны не будут. Если закроете Excel – запись прекратится
• Макрорекордер может записать только те действия, которые можно проделать вручную(те, которые доступны для выполнения из меню и с панелей)
• Если во время кода вы совершили ошибочное действие и нажали кнопку отмены(Ctrl+Z) – отмененное действие не будет записано в макрос, как будто вы его просто не делали

 
ЗАПИСЬ МАКРОСА
Для пользователей Excel 2003 запись макроса возможна через меню:
Сервис -Макрос -Начать Запись

Для пользователей Excel 2007-2010 и старше:

• С вкладки Разработчик (Developer): Группа Код (Code) -Запись макроса (Record Macro)
  Отобразить вкладку Разработчик (Developer) (если еще не отображена)
  Excel 2007: Параметры Excel(Excel Options)- Основные(Popular)- галочка напротив Показывать вкладку Разработчик на ленте(Show Developer Tab on Ribbon)
  
  Excel 2010: Файл (File)- Параметры (Options)- Настройка ленты (Customize Ribbon)- галочка напротив Разработчик (Developer)
• Из строки состояния: Нажать кнопку "Запись макроса"
  Для записи макроса из строки состояния нужно убедиться в том, что в настройках Строки состояния стоит галочка напротив Запись макроса (Macro Recording)
  
  Посмотреть настройки строки состояния можно щелкнув правой кнопкой мыши на нижней границе приложения:
  
  Если данная галочка включена, то в строке состояния будет значек, отображающий текущее состояние записи
  Нет записи
  
  Идет запись
  

 
ПАРАМЕТРЫ ЗАПИСИ МАКРОСА
Перед записью можно задать имя записываемому макросу и назначить сочетание клавиш, при нажатии которых этот макрос будет запускаться. После нажатия кнопки для начала записи макроса появится окно:

Имя макроса – не должно содержать пробелов, запятых, двоеточий и т.п. Допустимы символы кириллицы, латиницы, цифры и нижнее подчеркивание (я рекомендую давать макросам имена, содержащие только буквы латиницы). Имя макроса всегда должно начинаться с буквы и не должно совпадать со встроенным именем Excel или именем другого объекта в книге (например, не должно носить имя Workbook, Cells или ЭтаКнига). Лучше давать макросу сразу понятное имя, отражающее примерную суть того, что он делает.
Сочетание клавиш – можно назначить вызов макроса сочетанием клавиш. Доступно назначение любой цифры или буквы в сочетании с Ctrl.
Сохранить в – выбираете место хранения записываемого макроса. Доступны варианты:

• Эта книга (This Workbook) – макрос будет записан в той же книге, из которой была запущена запись. Записанный макрос будет доступен из приложения только если книга открыта
• Новая книга (New Workbook) – будет создана новая книга, в которой записан макроса. Записанный макрос будет доступен из приложения только если книга открыта
• Личная книга макросов (Personal Macro Workbook) – самый интересный вариант. Если его выбрать, то макрос будет сохранен в отдельной книге PERSONAL.XLS (для Excel 2007 и выше - PERSONAL.XLSB). Макросы, записанные в эту книгу доступны из всех открытых книг Excel и эта книга подключается автоматически при запуске самого Excel. Т.е. однажды записав где-то макрос в эту книгу – он теперь будет доступен из любой книги независимо от того, открыта ли книга, из которой был записан макрос или нет. Изначально эта книга отсутствует и создается в момент первого обращения к ней (т.е. как только вы первый раз выбрали Сохранить в личную книгу макросов)

 
ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕ МАКРОСА
После записи макроса запустить его можно разными способами:

1. ПРИ ПОМОЩИ СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ: Alt+F8
   Этот способ универсальный и его можно использовать из любой версии Excel. Достаточно нажать сочетание клавиш Alt+F8 и выбрать нужный макрос из списка:
   
2. ВЫЗОВ ИЗ МЕНЮ:
   Excel 2007-2010 и старше: вкладка Разработчик (Developer)→ Макросы (Macros)
   Excel 2003: Сервис→ Макрос→ Макросы
3. НАЖАТИЕМ СОБСТВЕННОЙ КНОПКИ НА ЛИСТЕ:
   Можно разместить на листе собственную кнопку, по нажатии которой будет запускаться записанный макрос. Подробно этот процесс я описал в статье: Как создать кнопку для вызова макроса на листе
4. ПРИ ПОМОЩИ НАЗНАЧЕННЫХ МАКРОСУ ГОРЯЧИХ КЛАВИШ:
   Если вы перед записью назначили макросу сочетание клавиш, то вы также можете вызвать этот макрос и нажатием данного сочетания. Горячие клавиши макросу можно назначить и после записи: Alt+F8→ Выделяем нужный макрос→ Параметры (Options).
5. ПРИ НАСТУПЛЕНИИ ОПРЕДЕЛЕННОГО СОБЫТИЯ В ЛИСТЕ ИЛИ КНИГЕ:

   Прежде чем пробовать использовать этот метод рекомендуется изучить статью Что такое модуль? Какие бывают модули?Для этого сначала необходимо вставить код макроса в тело событийной процедуры (подробнее про событийные процедуры). Например, если выбрать процедуру листа Change, то в лист автоматически будет вставлена пустая процедура:

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)   End Sub

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) End Sub

   Если ранее вами был записан код выделения и удаления двух столбцов – Макрос1:

   Sub Макрос1() ' ' Макрос1 Макрос ' макрос удаляет столбцы C и D из активного листа ' ' Сочетание клавиш: Ctrl+Shift+Q ' Columns("C:D").Select Selection.Delete Shift:=xlToLeft End Sub

   Sub Макрос1() ' ' Макрос1 Макрос ' макрос удаляет столбцы C и D из активного листа ' ' Сочетание клавиш: Ctrl+Shift+Q ' Columns("C:D").Select Selection.Delete Shift:=xlToLeft End Sub

   То для выполнения это кода при наступлении события изменения на листе можно вставить вызов этого макроса:

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Call Макрос1 End Sub

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Call Макрос1 End Sub

   или вставить сам код (без Sub и End Sub) внутрь процедуры Worksheet_Change:

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Columns("C:D").Select Selection.Delete Shift:=xlToLeft End Sub

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Columns("C:D").Select Selection.Delete Shift:=xlToLeft End Sub

 
В каких файлах можно хранить макросы?
Как ни странно, но начиная с версии 2007 Excel не все файлы могут хранить макросы. Это значит, что если макрос был записан в файле и потом файл был сохранен в формате, который хранение макросов не поддерживает - макросы пропадут. Как правило Excel в таком случае выдаст предупреждение о том, что проект VBA в файле этого формата не может быть сохранен и будет удален, если нажать Да:

Чтобы сохранить файл с поддержкой макросов необходимо будет нажать Нет и из списка форматов выбрать тот, который поддерживает хранение макросов.
Ниже приведены форматы файлов, применяемые в Excel с описанием того, можно ли в них хранить макросы(VBA коды):

• *.xls – формат книги Excel 97–2003 (поддержка VBA, макросов)
• *.xla – надстройка Excel 97–2003 (поддержка VBA, макросов)
• *.xlsx – формат книги Excel 2007 по умолчанию без поддержки макросов
• *.xlsm – книга Excel 2007 с поддержкой макросов
• *.xlsb – двоичный формат для больших объемов данных (с поддержкой VBA, макросов)
• *.xltx – шаблон книги Excel 2007 без поддержки макросов
• *.xltm – шаблон книги Excel 2007 с поддержкой макросов
• *.xlam – надстройка Excel 2007

Для смены формата файла его необходимо сохранить в другом формате:

• Excel 2007: Кнопка Офис -Сохранить как(SaveAs) -Выбрать необходимый формат файла
• Excel 2010: Файл(File) -Сохранить как(SaveAs) -Выбрать необходимый формат файла

Теперь несложно понять, что хранить макросы в версиях Excel 2007 и выше можно в форматах: xls, xla, xlsm, xlsb, xltm, xlsm.

Также см.:
Почему не работает макрос?
Как создать кнопку для вызова макроса на листе?
Select и Activate - зачем нужны и нужны ли?
Как ускорить и оптимизировать код VBA