Что такое формула?

В первую очередь Excel, конечно же, таблица. Но таблицы можно рисовать и в Word. Главное преимущество Excel - это функции и формулы. Поистине мощный инструмент этого приложения и любой, кто начал пользоваться Excel, рано или поздно начинает использовать формулы для решения своих задач. Здесь я приведу основные понятия. Если Вы знаете что такое функция, где её найти и как записать в ячейку, то этот раздел Вам читать явно не надо.

Функция - встроенный вычислительный инструмент Excel, способный вернуть значение, в зависимости от переданного ему параметра и предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки(диапазона) и формулу.
Формула - специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и функцию. Главное отличие формулы от функции это то, что формула не обязательно должна включать в себя одну из встроенных функций и может быть самостоятельным вычисляемым выражением(=12+34).
В повседневном использовании чаще всего используют слово формула, а не функция. Не думаю, что это принципиально и надо вдумываться. Это уже устоявшееся выражение и никакой ошибки и недопонимания со стороны окружающих явно не будет, если функцию назвать формулой
Константа - это фиксированное значение, представляющее собой число либо текст и не изменяющееся в процессе расчетов.

Операторы бывают трех видов:

• Арифметический оператор – предназначен для выполнения арифметических действий и возвращающий числовое значение
• Оператор сравнения – предназначен для сравнения данных и возвращающий логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ(TRUE или FALSE)
• Текстовый оператор – применяется для объединения данных (в Excel им является амперсанд - &)

Ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки бывают абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными. Внешняя ссылка – ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге. Проще говоря - ссылка на ячейку это указание ячейки или диапазона в другой формуле. Если выделить формулу, содержащую ссылку на ячейки/диапазон - разные диапазоны и ячейки будут выделены разными цветами как внутри самой формулы, так и на листе:

---

Вставка функции в ячейку
Функцию в ячейку можно вставить несколькими способами:
Мастер функций
Для вызова Мастера функций необходимо нажать значок левее строки формул:

Выбрать категорию и нужную функцию. При просмотре функций внизу окна мастера функций появляется описание выделенной функции. Через данный мастер доступен просмотр всех имеющихся в вашей версии Excel функций. Так же перечень функций с описанием можно посмотреть на данном сайте: Функции Excel.

---

Вкладка Формулы(Formulas)

На вкладке Формулы (Formulas) все функции так же разбиты на категории. После нажатия на кнопку категории появляется выпадающий список, из которого можно выбрать нужную функцию. Если задержать курсор на названии функции более 2-х секунд появится всплывающая подсказка, кратко описывающая функцию.

---

Непосредственный ввод в ячейку
Если в любую ячейку ввести знак равно ( = ) и начать набирать название функции – появится выпадающий список со всеми функциями, начинающимися на введенные буквы.

Перемещение по списку с клавиатуры осуществляется клавишами стрелок, а ввод функции в ячейку клавишей TAB. Или можно просто выбрать нужную функцию мышкой, щелкнув двойным кликом. После вставки названия появится подсказка по аргументам выбранной функции:

Для пользователей Excel 2003 выпадающий список функций отсутствует и поэтому требует от пользователя точного знания наименования функции, т.к. её придется вводить полностью в ячейку на память. Так же на память придется вводить и все аргументы функции.

---

Функция или формула всегда должны начинаться со знака =, иначе Excel воспримет написанное как текст.

Excel так же будет распознавать как формулу данные в ячейке, если они будут начинаться с - или +. Если далее будет идти текст - Excel вернет в ячейку #ИМЯ?. Если числа - Excel постарается совершить математические действия над числами(сложить, вычесть, умножить, разделить и т.д. - в зависимости от того, будут ли соответствующие символы +-*/). Но это больше недокументированная особенность, чем правило. Просто в данном случае Excel сам подставит перед математическим знаком оператор равенства (=), посчитав, что планируется что-то вычислить.
Так же непосредственно функцию можно записать, начиная не со знака равно, а с "собаки" - @ТДАТА(). Excel сам заменит @ на =. Это применимо исключительно к встроенным функциям и объясняется обратной совместимостью(такой ввод функций применялся еще в Lotus), чтобы документы, созданные в старых версиях Excel могли работать в более поздних без потери функциональности.

---

Аргументы функции
Практически все функции требуют указания аргументов.
Аргумент – ссылка на ячейку, текст или число, которые необходимы для выполнения функцией расчетов. Например, функция ЕНЕЧЁТ (ISODD) требует указания в качестве аргумента числа, которое необходимо проверить. Результатом функции будет логическое значение, указывающее чётное число или нет. Аргументом в данном случае можно указать как непосредственно число:
=ЕНЕЧЁТ(5) – вернет ИСТИНА
=ISODD(5) – вернет TRUE
Так и ссылку на ячейку, содержащую число:
=ЕНЕЧЁТ(C4) – в C4 должно быть число

Или возьмем функцию СУММ(SUM) - аргументами функции являются числа, которые необходимо суммировать. Без них функция работать не будет, т.к. суммировать нечего.
Если функция требует в качестве аргумента число или текст – то это всегда может быть так же и ссылкой на ячейку. Если в качестве аргумента требуется диапазон – то всегда необходимо указывать именно ссылку на ячейку/диапазон ячеек
Разделителем аргументов в русской локализации является точка-с-запятой (;). В английской локализации это запятая (,)

Однако не все функции требуют обязательного ввода параметров. Приведенные ниже функции не имеют ни одного параметра:

• ТДАТА() - возвращает текущее время и дату в формате даты и времени - 01.01.2001 10:00
• СЕГОДНЯ() - возвращает текущую дату в формате даты - 01.01.2001
• ИСТИНА() - возвращает логическое значение ИСТИНА
• ЛОЖЬ() - возвращает логическое значение ЛОЖЬ
• НД() - возвращает неопределенное значение #Н/Д
• ПИ() - возвращает округленное до 15 знаков число Пи - 3,14159265358979
• СЛЧИС() - возвращает равномерно распределенное случайное число большее или равное нулю и меньше единицы - 0,376514074162531

---

Особенности формул/функций

• Формулы обновляют свой результат(вычисляются) как только ячейка, задействованная в формуле(влияющая ячейка) поменяет значение. Например, если в ячейке А1 записать такую формулу: =D1, то при изменении в ячейке D1 значения оно так же поменяется и в А1. Ссылка на ячейки может быть не только в таком виде, но и в составе более сложных формул и функций и правило пересчета будет действовать для них так же
• Функции не могут изменять значения и форматы других ячеек, они могут вернуть результат только в ту ячейку, в которую записаны

---

Естественно, результат можно получить, используя только одну функцию, но чаще всего используются именно различные комбинации из нескольких функций. С помощью формул можно решить многие задачи, не прибегая к помощи Visual Basic for Application(VBA).

---

Основные правила ввода формул

• Ввод формулы всегда начинается со знака равно(=), хоть и допускается так же начинать с математических операторов плюс(+) и минус(-).
• При использовании ссылок на ячейки в стиле A1 необходимо буквы указывать на латинице. Указание ссылок на кириллице приведет к появлению в ячейке значения ошибки #ИМЯ!(#NAME!)
• Любой текст внутри формулы должен быть заключен в кавычки:
  =ЕСЛИ(A1="яблоко", "фрукт";A1)
  =IF(A1="яблоко", "фрукт", A1)
  Отсюда следует и другое правило: если значение внутри формулы заключено в кавычки - оно является текстом. Например, в такой формуле ссылка A1 в первом аргументе не будет являться ссылкой на ячейку(это будет просто текст А1) и формула будет работать неверно:
  =ЕСЛИ("A1"="яблоко", "фрукт";A1)
  =IF("A1"="яблоко", "фрукт", A1)
• Для объединения текста внутри формулы можно использовать текстовый оператор &(амперсанд):
  =ЕСЛИ(A1="яблоко",A1&"фрукт";A1)
  =IF(A1="яблоко", A1&"фрукт", A1)
• Для выполнения математических операций внутри формулы допускается использование следующих арифметических операторов:
  • + - сложение
  • - - вычитание
  • * - умножение
  • / - деление
  • ^ - возведение в степень (3^2 – возведение числа 3 во 2-ю степень)
• Операторы сравнения предназначены для сравнения данных и возвращающие логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ(TRUE или FALSE):
  • > - больше
  • < - меньше
  • = - равно
  • <= - меньше или равно
  • >= - больше или равно
  • <> - не равно

  =ЕСЛИ(A1>=B1, "A1 больше или равно B1";"A1 меньше B1")
  =IF(A1>=B1, "A1 больше или равно B1", "A1 меньше B1")

• При указании имени листа вручную, имя листа внутри формулы лучше заранее заключать в апострофы (особенно при использовании ссылки в текстовом виде – в функциях ГИПЕРССЫЛКА(HYPERLINK) и ДВССЫЛ(INDIRECT)). После имени листа необходимо ставить восклицательный знак:
  =ЕСЛИ('Лист1'!A1="яблоко", "фрукт";A1)
  =IF('Sheet1'!A1="яблоко", "фрукт", A1)
  Проще всего выделить любую ячейку, нажать равно(=), перейти на нужный лист и нажать Enter. В получившейся ссылке будет верное отображение ссылки на ячейку нужного листа. Апострофы обязательны лишь в тех случаях, когда имя листа содержит пробел, точку-с-запятой или иной служебный символ. Однако их указание для листов без данных символов не является ошибкой.

Также см.:
Как удалить в ячейке формулу, оставив значения?
Что такое формула массива