Автоввод в бланки

Данная функция является частью надстройки MulTEx

Описание, установка, удаление и обновление Полный список команд и функций MulTEx Часто задаваемые вопросы по MulTEx   Скачать MulTEx

Вызов команды:
MulTEx -группа Специальные -Автоввод в бланки

Команда поможет быстро вводить данные в бланки, формат которых имеет строгую структуру к заполнению. Для примера возьмем бланк уведомления о прибытии, формат которого изменять нельзя:

Как видно, заполнять данные в полях необходимо таким образом, чтобы в одной ячейке была строго одна буква. Это наглядно, но к сожалению в Excel это не лучший способ внесения данных, т.к. автоматического механизма "перескакивания" по ячейкам при вводе одной буквы нет. Стандартно это можно сделать только способом, приводящим к медленному уничтожению психики и терпения: ввели одну букву, нажали Enter и мышкой выделили нужную ячейку. Или клавиша TAB в помощь. Представили свои действия, если надо заполнить хотя бы 20 таких бланков?

Команда Автоввод в бланки сделает возможным заполнять такие бланки так, будто заполняются данные в одной ячейке. Все, что необходимо это включить режим Автоввода и начать печатать - в одну ячейку будет автоматом вводиться одна буква и курсор сам переместится в следующую ячейку. Но на рисунке выше так же можно отметить еще одну ложку дегтя - ячейки к заполнению расположены не одна сразу за другой, а через одну. Поэтому просто перскакивать по ячейкам мало - надо еще пропускать ячейки "с серым фоном". Для этого в команде предусмотрена возможность настройки параметров ввода для каждого отдельного бланка(шаблона) и сохранения этих настроек.

Начать работу с данной командой необходимо именно с настроек: MulTEx -группа Специальные -Автоввод в бланки -Настройки автоввода в бланки

Настройки шаблона:

Ячейки автоперехода - самая важная настройка. Здесь перечислены адреса ячеек, которые будут последовательно заполняться при вводе с клавиатуры - одна буква на одну ячейку. Ячейки могут быть объединены, объединенная ячейка при этом считается одной ячейкой и в неё будет записан один символ (одна буква, число).
• Добавить ячейки можно двумя способами:
  • установить курсор в поле перед кнопкой Добавить, выделить одну ячейку или непрерывный диапазон ячеек и нажать Добавить
  • выделить предварительно на листе одну и более ячеек, непрерывный или "рваный" (несмежный) диапазон ячеек и нажать Выделенные

  После этого указанные адреса будут добавлены в список автоперехода.

• Удалить - выделить ячейки в списке, которые необходимо исключить из автоввода и нажать Удалить
• Очистить - удаляет все диапазоны из списка автоперехода

Ячейки автозаполнения - это адреса ячеек, в которые допускается вводить только конкретные символы "отметок": как правило Х или V. Например, к таким полям относятся ячейки, в которых надо отметить предъявленный тип документа: паспорт, удостоверение личности офицера, свидетельство о рождении, другое. Если ячейки внесены в список автозаполнения, то при вводе любого символа записан в них будет только указанный символ. Сам символ указывается в поле При вводе в эти ячейки подставлять символ:. Если символ не указан, то по умолчанию будет подставлен Х.
Действия с адресами ячеек автозаполнения полностью идентичны действиям с адресами ячееек автоперехода.

Шаблоны бланков - здесь отображаются все созданные настройки для шаблонов бланков. Изначально список пуст. При выборе любого шаблона справа отображаются все настройки автоввода для этого шаблона.

• Удалить выбранный шаблон - удаляет из списка шаблон и все настройки этого шаблона. После удаления данный шаблон более не будет доступен и при необходимости его использования в дальнейшем необходимо будет заново записывать все настройки.
• Удалить все шаблоны - удаляет все шаблоны из списка без возможности восстановления
• Применить выбранный шаблон к текущему файлу - применяет настройки, указанные для данного шаблона к активному файлу Excel. При этом сам лист, к которому применяется автоввод защищается без установки пароля (Рецензирование -Защитить лист). Это необходимо для предотвращения потери форматирования и данных файла.

После добавления/изменения настроек их можно сохранить в старом шаблоне или в новом:

• Изменить выбранный шаблон - изменяются настройки шаблона, выбранного из списка шаблонов.
• Создать новый шаблон - введенные/измененные настройки автоперехода и автозаполнения будут записаны в новый шаблон. Имя нового шаблона необходимо ввести в поле правее. Желательно не применять в имени знаки препинания и пробелы. Лучше применять русские или латинские буквы и знак нижнего подчеркивания. Если же применены иные символы, то программа удалит их и есть вероятность, что шаблон не будет сохранен. Если настройки создавались на основании выбранного шаблона, то выбранный шаблон при этом никак не изменяется.

Как применять:
Открываем файл бланка. После этого необходимо перейти на вкладку MulTEx -группа Специальные -Автоввод в бланки -Настройки автоввода в бланки. Выбирается шаблон для открытого бланка. Если ни один шаблон еще не создан, то добавляются ячейки для автоввода и автозаполнения, создается шаблон. После выбора шаблона в списке шаблонов нажимаем на кнопку Применить выбранный шаблон к текущему файлу. Файл бланка будет защищен и вводить данные будет разрешено исключительно в те ячейки, которые указаны в Ячейках автоперехода или Ячейках автозаполнения. Останется только нажать на кнопку MulTEx -группа Специальные -Автоввод в бланки и начать заполнять бланк информацией. Состояние кнопки поможет понять включен автоввод или нет:

• кнопка нажата - автоввод включен
• кнопка в отжатом состоянии - автоввод отключен

Если необходимо переключиться на работу с другим файлом или листом, то лучше отключить автоввод на время работы с другим файлом/листом. Для продолжения работы с бланком через автоввод необходимо перейти обратно в бланк, вызвать Настройки автоввода в бланки, выбрать нужный шаблон и опять нажать Применить выбранный шаблон к текущему файлу. Иначе автоввод может работать некорректно.

Для стирания данных из ячеек при ошибочном вводе можно использовать клавишу Delete или Backspace или выделить все ячейки с ошибочными данными и нажать Delete.