Хитрости »
Основные понятия (22)Здесь собраны статьи, в которых разъясняются базовые понятия работы в Excel и VBA, а так же проблемы, с которыми сталкивается большинство начинающих
Сводные таблицы и анализ данных (5) Раздел поможет изучить сводные таблицы и научиться их использовать "на полную"
Графики и диаграммы (4) Раздел поможет научиться создавать диаграммы и графики в Excel, в том числе нестандартные
Работа с VB проектом (10) С помощью статей раздела вы научитесь создавать процедуры программно и выполнять различные операции с объектами самого VBA
Power BI и Power Query (5) Здесь собраны статьи, раскрывающие различные возможности мощнейшего инструмента для визуализаций бизнесс-процессов Power BI и надстройки для Excel Power Query
Условное форматирование (5) Этот раздел поможет поближе познакомиться с Условным форматированием на примерах различных ситуаций
Списки и диапазоны (5) Статьи, посвященные работе не только с выпадающими списками, но и с диапазонами и хитростями их применения в рабочих файлах
Макросы(VBA процедуры) (59) Статьи раздела направлены на изучение VBA с детальным разбором кодов. Множество статей с примерами кодов под всевозможные ситуации с комментариями и пояснениями
Разное (34) Собраны статьи, которые не подходят ни под одну из представленных выше категорий или входят сразу в несколько. Но эти статье не менее полезные!

Ведение журнала сделанных в книге изменений

Проблема очень актуальна для больших организаций, когда одним файлом пользуются несколько человек. И каждый может сделать какие-то свои изменения. И конечно всегда наступает момент когда надо узнать - а кто сделал то или иное изменение? Возможно просто для информации, а бывает и хуже, когда необходимо узнать кто внес конкретное изменение, которое делать было нельзя и по возможности восстановить хоть часть того, что было.


Отслеживание изменений при помощи встроенных средств - Общий доступ к книге
Есть относительно простой способ отслеживать изменения(если это можно так назвать): дать книге общий доступ
Excel 2007 и выше: вкладка Рецензирование(Review) -Доступ к книге(Share workbook). В появившемся окне поставить галочку разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно(Allow changes by more then one user at the same time):
Доступ к файлу
Далее можно настроить срок хранения лога изменений, конфликты и пр - вкладка Подробнее(Advanced):
Параметры доступа
Регистрация изменений(Track changes)

  • Хранить журнал в течение(keep change history for): - если необходимо вести журнал изменений(а нам необходимо!) то оставляем этот пункт включенным и устанавливаем количество дней, в течение которых необходимо сохранять историю. По умолчанию это 30 дней. Здесь имеются ввиду последние 30 дней от текущей даты. Т.е. по истечению этих 30 дней более ранние данные истории будут затерты
  • Не хранить журнал изменений(don't keep change history): после выбора этого пункта и подтверждения журнал будет удален(если он был создан) и история вестись не будет

Обновлять изменения

  • При сохранении файла(When file is saved) - это самый оптимальный вариант. Данные об изменениях в файле будут обновляться только тогда, когда мы сами сохраним файл.
  • Каждые(Automatically every): указывается промежуток времени в минутах, через который книга сама автоматически будет сохраняться и регистрировать изменения. Не очень удобен данный пункт если в файле одновременно работает несколько человек. При этом необходимо будет обязательно выбрать какое действие будет производится по умолчанию:
    • сохранить мои изменения и просмотреть чужие(save my changes and see others' changes)
    • только просмотреть чужие изменения(just see other users' changes)

    Пункты говорят сами за себя, не вижу смысла расписывать

Для противоречивых изменений(Conflicting changes between users)

    данный пункт управляет разрешением конфликтов, если при одновременном пользовании файлом несколькими пользователями два и более пользователя сделали изменения в одной и той же ячейке листа.

  • запрашивать чьи изменения имеют преимущество(ask me which changes win) - самый оптимальный вариант. Первый, открывший файл пользователь определяет какие изменения надо принять, а какие отклонить
  • ранее сохраненные имеют преимущество(the changes being saving win) - не очень правильный вариант, но все зависит от ситуации. По логике при данном пункте при возникновении конфликта автоматически будут приняты лишь те изменения, которые были сделаны ранее. Может сыграть нехорошую шутку, поэтому надо быть острожным с этим пунктом

Включить в личное представление(Include in personal view)

    Данный пункт управляет настройками печати и фильтра общей книги для нескольких пользователей.

  • параметры печати(Print settings) - Обычно, в одном файле когда мы настраиваем параметры печати, они сохраняются внутри файла и при следующем открытии их не надо уже заново настраивать. Здесь тоже самое, но хранится для каждого пользователя отдельно
  • фильтры(Filter settings) - если один пользователь отфильтровал данные по "Юго-Восточный округ", а другой тот же столбец по "Северный округ", то при установленном данном пункте у каждого пользователя файл откроется с отфильтрованными строками именно по установленным ими параметрам - для каждого свой
  • Но оба эти пункта имеют большой недостаток: в зависимости от количества пользователей и их действий они могут сильно "раздувать" файл и приводить к значительным его "тормозам". Поэтому без необходимости лучше их не использовать

Теперь самое главное: как увидеть все сделанные изменения
После того, как пользователи поработали с файлом и стало необходимо увидеть сделанные изменения необходимо перейти на вкладке Рецензирование(Review) -Исправления(Track changes) -Выделить исправления(Highlight changes)
Просмотреть изменения
Здесь можно выбрать какие изменения показывать

  • по времени(When) - если хотите увидеть только какие-то конкретные изменения, то надо установить галочку на этом пункте и выбрать нужное. Доступно выбрать: Со времени последнего сохранения, Все, Еще не просмотрено, С даты. Пункты достаточно красноречивы и понятны, расписывать каждый не вижу смысла. Если хотите просмотреть все изменения - галочку с этого пункта надо снять
  • пользователем(Who) можно показать изменения, сделанные конкретным пользователем, всеми пользователями, или всеми пользователями, кроме того, кто запросил отчет об изменениях(т.е. кроме себя любимого)
  • в диапазоне(Where) можно указать конкретный диапазон на листе и отчет об изменения будет выведен только для ячеек этого диапазона.

Выделять исправления на экране(Highlight changes on screen): если установить эту галочку, то изменения будут созданы в виде примечаний к ячейкам, изменения в которых были сделаны. В левом верхнем углу ячейки в этом случае появится черный треугольник, а при наведении на эту ячейку появится примечание с информацией о том кто изменил, когда и на что:
Изменения в примечании

Вносить изменения на отдельный лист(List changes on a new sheet): в этом случае будет создан новый лист с именем "Журнал", в котором будут перечислены ячейки, в которые были внесены изменения с указанием даты и времени изменения, пользователя сделавшего изменение, старое и новое значение измененной ячейки:
Изменения в отдельном листе

Примечание: После того, как книге дан общий доступ книгу одновременно могут менять несколько пользователей. Однако я не рекомендую делать это без крайней необходимости, т.к. одновременный доступ к файлам Excel реализован очень плохо и работает это нестабильно. В какой-то момент файл может просто отказаться работать и все данные будут утеряны. Так же неизбежно будут возникать спорные ситуации, когда изменения внесли два человека одновременно и не сохранилось в результате ни одно из внесенных.

Но самый главный недостаток: книги в общем доступе имеют ряд ограничений, среди которых такие как:

  • невозможно удалять листы
  • невозможно создавать диаграммы, можно лишь просматривать созданные ранее
  • невозможно создавать сводные таблицы, можно лишь просматривать созданные ранее
  • невозможно создавать или изменять группировку данных, можно использовать ранее созданную
  • невозможно изменять параметры защиты листов и книги
  • невозможно использовать расширенный фильтр
  • невозможно использовать Текст по столбцам
  • невозможно создавать новые проверки данных, а так же изменять существующие. Допускается лишь обвести или удалить обводку с неверных данных
  • невозможно добавлять или изменять ранее созданные формулы массива
  • и т.д.

Плюс невозможно не только использовать умные таблицы, но и сделать книгу общей, если в ней есть хоть одна умная таблица. Если будет попытка сделать общий доступ к книге с умной таблицей Excel покажет предупреждение, что этого делать нельзя и проинструктирует как преобразовать такую таблицу в диапазон для возможности использовать общий доступ.



 
Отслеживание изменений и ведение журнала при помощи кода
Изменения можно отслеживать и при помощи кода. При этом такой метод дает не менее полное представление об изменениях в ячейках и при этом давать общий доступ книге нет необходимости, а следовательно и все ограничения, применимые для книг в общем доступе тоже остаются за бортом, что делает такой подход порой предпочтительнее. Единственное, при таком режиме файл нельзя будет редактировать одновременно нескольким пользователям. Но в большинстве случаев этого и не надо.
Я могу предложить небольшой код, который будет отслеживать следующие параметры:

  • Имя пользователя(учетная запись пользователя на компьютере), сделавшего изменения
  • адрес ячейки, в которую были внесены изменения
  • дата и время внесения изменений
  • имя листа, в котором были сделаны изменения
  • значение ячейки до изменения(старое значение)
  • значение ячейки после изменения(новое значение).

Итак, Вы решили реализовать данный процесс. Изначально необходимо разрешить макросы, без этого данный способ ведения журнала не сработает. Далее необходимо добавить в книгу новый лист с именем LOG и вставить приведенный код в модуль книги, изменения в которойнеобходимо отслеживать:

Что такое модуль книги и как туда вставить код подробно описано в этой статье. Если кратко: открываем редактор VBA(Alt+F11) -находим в списке объектов ЭтаКнига(ThisWorkbook) -двойной щелчок по ней и в окно редактора справа вставляется этот код.

Лист "LOG" рекомендую сделать скрытым, иначе смысла в отслеживании действий мало, т.к. любой сможет перейти на этот лист и стереть историю своих изменений. Надежно скрыть лист поможет эта статья: Как сделать лист очень скрытым.


Для того, чтобы хранить историю изменений в отдельном текстовом файле или отдельной книге Excel можно применить такой код:

Файл хранится в папке "Мои документы" пользователя. Имя файла - LOG.txt задается посредством константыConst sLOGName As String = "\LOG.txt"

Чтобы вести изменения в отдельной книге Excel надо будет всего лишь закомментировать строки под "только для записи в текстовый файл" и раскомментировать строки под "только для записи в отдельный файл Excel" и поменять значение для константыConst sLOGName As String = "\LOG.xls"
Не следует оставлять оба этих блока - они противоречат друг другу и если оставить оба, то будет создан текстовый файл, но изменения все равно будут заноситься в отдельную книгу Excel.
Если хотите, чтобы файл с историей изменений хранился в папке, отличной от Мои документы, то необходимо
Application.DefaultFilePath заменить на нужный путь, к примеру такой:sPath = "C:\Users\The_Prist\Рабочий стол"

При изменении данного параметра необходимо учитывать, что не у всех пользователей может быть доступ к конкретной папке.

Скачать пример

  Tips_Macro_LOG.xls (50,0 KiB, 4 644 скачиваний)

Так же см.:
Выделение сделанных изменений
Запись изменений на листе в примечания


Статья помогла? Сделай твит, поделись ссылкой с друзьями!

Поиск по меткам

Access Multex Outlook Power BI Power Query и Power BI VBA работа в редакторе VBA управление кодами Бесплатные надстройки Дата и время Диаграммы и графики Записки Защита Защита данных Интернет Картинки и объекты Листы и книги Макросы и VBA Настройка Поиск данных Почта Программы Работа с приложениями Работа с файлами Разработка приложений Сводные таблицы Списки Тренинги и вебинары Финансовые Форматирование Формулы и функции Функции Excel Функции VBA Ячейки и диапазоны акции MulTEx вебинар ссылки статьи тренинг
Обсуждение: оставлено 130 коммент.
  1. Александр Медведев:

    Посоветуйте
    Ваш макрос отслеживает изменение всей книги сразу (кроме отдельных листов указанных в коде) или только на активном.
    У меня файл с относительно большим количеством листов (более 100) и при изменении значений в каждой ячейке экран заметно подрагивает (ScreenUpdating и др. использую).
    Поможет ли задание конкретных уменьшенных диапазонов для каждого, или всех сразу, листов, например на А1:ВВ200?!

    • Александр, ознакомьтесь с комментариями к статье. Если не изменяет память - отслеживание изменений в конкретном диапазоне было на первой странице(максимум на второй).
      Для работы с объединенными ячейками необходимо изменять код и тестировать. Если хотите сами помучиться - попробуйте с использованием свойства MergeArea.

  2. Александр Медведев:

    Подскажите, ваш макрос отслеживает изменение всей книги сразу (кроме отдельных листов указанных в коде) или только на активном.
    У меня файл с относительно большим количеством листов (более 100) и при изменении значений в каждой ячейке экран заметно подрагивает (ScreenUpdating и др. использую).
    Поможет ли задание конкретных уменьшенных диапазонов для каждого, или всех сразу, листов, например на А1:ВВ200?!

    • Еще раз советую прочесть комментарии. Там есть и про листы, и про диапазоны. Насколько что будет быстрее я не могу сказать. У Вас есть пример с множеством листов - примените советы(прочитав комментарии к статье) и посмотрите - ускорится или нет.
      И не надо восклицательных знаков - я Вам ничем не обязан. Будьте сдержаннее.

  3. Александр Медведев:

    Дмитрий, спасибо за ваши ответы. Комментарии читал несколько раз и до публикации моего вопроса применил написанное в нескольких вариантах. Поэтому вопрос задал.
    По поводу восклицательного знака прошу меня извинить если был неправильно понят. Ничего такого не имел ввиду. Совместным вопросом и восклицательным знаком я пытаюсь обозначить вопрос и наличие своего скромного мнения по поводу него. Ничего более.
    Еще раз благодарю за оперативность и внимание к сообщениям.
    С кодом почти разобрался. С удовольствием использую.

  4. Михаил:

    Добрый день.
    Спасибо Вам за множество полезного материала. Прошу подсказать решение или где почитать.
    Пытаюсь совместить вашу идею и материал Павлова Николая "Отслеживание входа пользователей в книгу Excel", но ничего не получается.
    Суть идеи вести реестр, журнал и показывать листы данных только при включении макросов.
    Дополнительно пытаюсь сохранить не только реестр изменений ячейки, а параллельно вести журнал в котором при выходе и сохранении будет записываться:
    - сначала срока со старыми значениями ячеек,
    - строка с новыми значениями ячеек
    Проблем всего 2
    1) Ошибка при выполнении Private Sub Workbook_Open() и Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    2) Не знаю как в Ваш код добавить копирование строк со старыми и новыми значениями на лист "реестр изменений"
    Пример прилагаю https://drive.google.com/file/d/0B0OCdyjFeVXOem4tRFJGSW1FdGs/view?usp=sharing

Поделитесь своим мнением

Комментарии, не имеющие отношения к комментируемой статье, могут быть удалены без уведомления и объяснения причин. Если есть вопрос по личной проблеме - добро пожаловать на Форум


Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code class="" title="" data-url=""> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong> <pre class="" title="" data-url=""> <span class="" title="" data-url="">

Логин
Наши партнеры
Перейти
Перейти
Счетчики
Анализ сайта

Яндекс.Метрика
© 2016 Excel для всех  Войти