Lost your password?


Хитрости »
Основные понятия (27)
Сводные таблицы и анализ данных (10)
Графики и диаграммы (5)
Работа с VB проектом (12)
Power BI и Power Query (23)
Условное форматирование (5)
Списки и диапазоны (5)
Макросы(VBA процедуры) (68)
Разное (43)
Баги и глюки Excel (5)

Каждому пользователю свой лист/диапазон

Очень часто на своих тренингах и в форумах я слышу вопрос: как защитить доступ к книге так, чтобы для каждого пользователя был доступен только свой лист/листы? А другие ячейки или листы были недоступны для изменения или просмотра? Или скрыть отдельные столбцы с глаз пользователя? Часть подобного функционала предоставляется стандартными средствами Excel, а другая(например, доступность просмотра только конкретных листов) достигается только через макросы. В этой статье хочу привести несколько примеров реализации подобных разграничений прав между пользователями, их плюсы и минусы.

Разграничение прав доступа при помощи VBA



 
Разграничение доступа к ячейкам стандартными средствами
Для разграничения доступа к ячейкам на листе можно воспользоваться инструментом Разрешить изменение диапазонов(Allow Users to Edit Ranges), расположенном на вкладке Рецензирование(Review), группа Изменения(Changes):
Разрешить изменение диапазонов
Это стандартный инструмент, для использования которого нет необходимости подключать что-то дополнительно и он относительно прост в использовании.
Данный инструмент позволяет назначить каждому отдельному диапазону ячеек свои пароли, диапазоны могут располагаться на разных листах книги или на одном листе:
Пример таблицы
Например, сотрудники коммерческого отдела в общем файле бюджета(картинка выше) должны иметь возможность заполнять только ячейки строк со статьями выручки (строки 8-11, 13-14), а производственный отдел строки 18-22, в которых расположены статьи по расходам производственного отдела. При этом сотрудники коммерческого отдела не должны иметь возможность изменять данные статей другого отдела – каждый только данные своих статей.
Для начала необходимо для сотрудников каждого отдела создать отдельные диапазоны, к которым они будут иметь доступ. Для этого переходим на вкладку Рецензирование(Review) -группа Изменения(Changes) -Разрешить изменение диапазонов(Allow Users to Edit Ranges). Появится диалоговое окно создания/изменения диапазонов:
Создание диапазонов
Нажимаем Создать(New). Появится другое окно, в котором необходимо указать имя диапазона(Title) (коммерческий), доступные для изменения ячейки(Refers to cells) (C8:N11;C13:N14) и вписать пароль(Range password) (1111):
Новый диапазон
После нажатия Ок появится окно подтверждения пароля. Необходимо указать тот же пароль, что был указан ранее для данного диапазона.
Примечание: если нажать на кнопку Разрешения(Permissions), то можно установить доступ без пароля для конкретных групп пользователей, если группы настроены политикой доменной сети.
Точно так же создаем второй диапазон – "производственный", но для него указываем другой пароль(например – 2222). После этого у нас в главном окне управления диапазонами будет два диапазона:
Просмотр диапазонов
Здесь можно еще раз проверить все ли правильно указано, при необходимости изменить (так же изменить диапазоны можно в любое время, вызвав данное окно с вкладки Рецензирование(Review) -Разрешить изменение диапазонов). После этого нажимаем Применить(Apply).
Теперь, чтобы такая защита сработала необходимо непосредственно защитить лист. Это можно сделать либо сразу из этого же окна, нажав кнопку Защитить лист, либо закрыв окно перейти на вкладку Рецензирование(Review) и в группе Изменения(Changes) выбрать Защитить лист(Protect sheet):
Параметры защиты листа
В появившемся окне проставляем галочки для тех действий, которые мы хотим разрешить делать пользователю на защищенном листе без ввода пароля(например, на картинке выше помимо стандартного выделения ячеек разрешена вставка столбцов. Подробнее про защиту листов и ячеек можно прочитать в статье - Защита листов и ячеек в MS Excel). Указываем пароль (например 3333), подтверждаем пароль в появившемся окне и нажимаем Ок. Лист защищен.

Что важно: не следует указывать здесь пароль, который совпадает хотя бы с одним из паролей для отдельных диапазонов. Думаю, понятно почему: чтобы защиту не могли снять те, кому этого не положено делать.

Теперь остается сообщить сотрудникам отделов их пароли: производственный - 2222, коммерческий – 1111.
При первой попытке изменить данные в ячейках C8:N11;C13:N14- будет запрошен пароль на изменение ячеек созданного диапазона "коммерческий" (1111):
Доступ к диапазону
Если пользователю известен пароль для диапазона – его необходимо будет ввести лишь один раз. В дальнейшем для ввода данных в ячейки этого диапазона вводить пароль не придется до тех пор, пока файл не будет закрыт. После повторного открытия файла пароль необходимо будет указать заново.
Однако, если сотрудник другого отдела попытается изменить ячейки производственного отдела и пароль ему неизвестен – изменить данные этих ячеек не получится.
Также ни сотрудники коммерческого отдела, ни сотрудники производственного отдела не смогут изменить данные столбцов А и В(№ и наименование статьи), заголовки таблицы(строки с 1-ой по 7-ю) и строки с итоговыми формулами (12, 15 и т.д. – закрашенные зеленым). Они смогут изменять только те ячейки, которые перечислены в назначенных каждому отделу диапазонах. Внести данные в другие ячейки(не перечисленные в разрешенных диапазонах) можно будет исключительно сняв общий доступ с книги, а после этого защиту с листа –Рецензирование(Review) -группа Изменения(Changes) -Снять защиту листа(Unprotect sheet). Но снять общую защиту сможет только тот, кто её создавал и кому известен "главный" пароль. Как правило это администратор или некий "смотрящий" файла и другие пользователи этот пароль не знают.
Плюс подобного метода в том, что такая защита может быть установлена для книги в общем доступе(подробнее про книги с общим доступом можно прочитать в статье - Ведение журнала сделанных в книге изменений).
Что необходимо учитывать для книг с общим доступом: создавать диапазоны для пользователей и устанавливать защиту на лист необходимо ДО назначения книге общего доступа, т.к. после того, как книге будет назначен общий доступ изменять параметры защиты листов и книги запрещено. При этом запрещены как установка защиты так и её снятие.
Минус данного метода в том, что нет дружественного интерфейса снятия защиты. Например, при попытке изменить какие-то ячейки одного из назначенных диапазонов нет никакой информации о том, что это за диапазон(коммерческий или производственный). Что в свою очередь может запутать пользователя. Так же данным методом невозможно скрыть листы, либо отдельные строки и столбцы. Можно лишь запретить изменение ячеек.



 
Разграничение прав доступа при помощи VBA
Самый большой минус всех методов ниже: они не будут работать при отключенных макросах(Что такое макрос и где его искать?). Во всех приложенных к статье файлах это предусмотрено и если макросы будут отключены, то пользователь увидит лист, предлагающий включить макросы. Подробнее см. в статье: Как запустить файл с включенными макросами?
Плюс подобного подхода - мы практически не ограничены в правилах: можем скрывать от отдельных пользователей любые листы, строки и столбцы, защищать отдельные ячейки и т.п. Я ниже приведу несколько вариантов реализации защиты кодами, а вам останется лишь выбрать тот, который больше подходит под задачу. Первые три больше демонстрационные, чтобы показать что можно сделать. А вот последний пример - Практический пример с использованием администратора - наиболее приближен к задачам, применяемым в работе и наиболее удобен для распространения среди пользователей.
Проект VBA во всех файлах открыт для просмотра и изменений. Однако перед распространением решений в реальности лучше его закрыть от просмотра и изменений - Как защитить проект VBA паролем.

Важно: приведенные ниже решения могут работать некорректно в книгах с общим доступом. А те решения, в которых устанавливается защита на листы вообще не будут работать, т.к. для книг с общим доступом невозможно изменять параметры защиты листов и книг.

  • Доступ пользователям только к определенным листам
    Исходная задача: дать возможность пользователю видеть и работать только на определенных листах - тех, которые мы ему выделили. При этом он даже не подозревает, что есть другие листы. Как работает. Открываем файл - автоматом отображается лишь один лист "Main", доступный всем пользователям, жмем на кнопку, появляется форма:

    В форме необходимо выбрать пользователя и указать пароль, соответствующий этому пользователю. Важно: Пароли и список доступных листов можно редактировать на очень скрытом листе "Users". Для каждого пользователя можно указать несколько листов. Указывать имена листов необходимо в точности такие же, какие они на самом деле. Это значит, что и регистр букв и каждый пробел должен быть учтен. Для разделения записей с несколькими листами используется точка-с-запятой(Лист1;Лист2;Лист3).
    На листе "Main" перечислены имена пользователей, пароли для них и доступные для просмотра листы. Данная информация указаны только для ознакомления и тестов. Менять данные для реальных задач необходимо на листе "Users".

    Важно: файл может работать нестабильно в книгах с общим доступом.

    Скачать пример

      Tips_Macro_Sheets_for_Users.xls (84,5 KiB, 11 168 скачиваний)

  • Доступ пользователю к определенным листам и возможность изменять только отдельные ячейки
    Помимо того, что можно ограничить пользователю свободу выбора листов, ему можно еще и ограничить диапазоны ячеек, которые ему разрешено изменять. Иначе говоря, человек сможет работать только на Лист1 и Лист2 и вносить изменения только в указанные для каждого из листов ячейки. Файл с примером работает так же, как и пример выше: открываем книгу - видим только один лист "Main", жмем кнопку. Появляется форма, выбираем пользователя. Появятся только разрешенные листы и на этих листах можно изменять только те ячейки, который мы разрешим в настройках. При этом диапазоны для изменения можно указать для каждого листа разные. Важно: Пароли, список доступных листов и диапазонов можно редактировать на очень скрытом листе "Users". Для этого его необходимо отобразить, как описано в статье: Как сделать лист очень скрытым.
    Чтобы разрешить изменять диапазоны на Лист1 - А1:А10 и А15:А20, а на Лист2 - В1:В10 и В15:В20, необходимо на листе "Users" указать листы: Лист1;Лист2 и диапазоны: A1:A10,A15:A20;B1:B10,B15:B20
    На листе "Main" пароли и фамилии указаны только для ознакомления и тестов. Менять данные для реальных задач необходимо на листе "Users".
    Пароль на листы указывается напрямую в коде. Для изменения пароля необходимо перейти в редактор VBA(Alt+F11), раскрыть папку Modules, выбрать там модуль sPublicVars и изменить значение 1234 в строке: Public Const sPWD As String = "1234":
    Сменить пароль на листы

    Важно: защита диапазонов достигается за счет установки защиты листа. Поэтому файл не будет работать в книгах с общим доступом.

    Скачать пример

      Tips_Macro_Sheets_Rng_for_Users.xls (86,0 KiB, 5 098 скачиваний)

  • Доступ к определенным листам и скрытие указанных строк/столбцов
    И еще чуть-чуть испортим жизнь пользователю: каждому пользователю видны только свои листы и виден только свой диапазон на этом листе. Точнее - строка или столбец. Все так же, как и в файлах выше(Пароли, список доступных листов и диапазонов можно редактировать на очень скрытом листе "Users". Для этого его необходимо отобразить, как описано в статье: Как сделать лист очень скрытым).
    На листе "Users" доступны следующие настройки: в самом правом столбце необходимо указать скрывать столбцы(C) или строки(R) указанного диапазона.
    Например, указаны диапазоны на Лист1 - А1:А10 и А15:А20, а на Лист2 - В1:В10 и В15:В20, а в правом столбце - R;C. Значит на Лист1 будут скрыты строки 1:10, 15:20, а на Лист2 столбец В. Почему так заумно? Потому что нельзя скрыть только отдельные ячейки - можно скрыть лишь столбцы или строки полностью.
    На листе "Main" пароли и фамилии указаны только для ознакомления и тестов. Менять данные для реальных задач необходимо на листе "Users".
    Пароль на листы указывается напрямую в коде. Для изменения пароля необходимо перейти в редактор VBA(Alt+F11), раскрыть папку Modules, выбрать там модуль sPublicVars и изменить значение 1234 в строке: Public Const sPWD As String = "1234":
    Сменить пароль на листы

    Важно: защита отображения скрытых строк и столбцов достигается за счет установки защиты листа. Поэтому файл не будет работать в книгах с общим доступом.

    Скачать пример

      Tips_Macro_Sheets_Hide_Rng_for_Users.xls (100,0 KiB, 4 770 скачиваний)

  • Практический пример с использованием администратора
    Все примеры выше имеют один маленький недостаток: при открытии файла виден один лист и надо жать на кнопку, чтобы выбрать пользователя. Это не всегда удобно. Плюс есть недостаток куда хуже: для изменения настроек всегда надо вручную отображать лист настроек, а может и другие листы. Поэтому ниже я приложил файл, форма в котором открывается сразу после открытия файла:
    Форма авторизации
    Если выбрать "Пользователь" - admin, указать "Пароль" - 1, то все листы файла будут отображены. Другим пользователям будут доступны только назначенные листы. Таким образом, пользователь, назначенный администратором сможет легко и удобно менять настройки и права доступа пользователей: добавлять и изменять пользователей, их пароли, листы для работы(они доступны на листе Users, как и в файлах выше). После внесения изменений надо просто закрыть файл - он сохраняется автоматически, скрывая все лишние листы.
    При этом если пользователя нет в списке или пароли ему неизвестны, то при нажатии кнопки Отмена или закрытии формы крестиком файл так же закроется. Таким образом к файлу будет доступ только тем пользователям, которые перечислены в листе Users, что исключает доступ к файлу посторонних лиц.
    Если макросы будут отключены, то пользователь увидит лишь один лист - с инструкцией о том, как включить макросы. Остальные листы будут недоступны.
    В реальных условиях не лишним будет закрыть доступ к проекту VBA паролем: Как защитить проект VBA паролем

    Важно: файл может работать нестабильно в книгах с общим доступом.

    Скачать пример

      Tips_Macro_UsersRulesOnStart.xls (72,0 KiB, 6 679 скачиваний)


Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!
  Плейлист   Видеоуроки

Поиск по меткам

Access apple watch Multex Power Query и Power BI VBA управление кодами Бесплатные надстройки Дата и время Записки ИП Надстройки Печать Политика Конфиденциальности Почта Программы Работа с приложениями Разработка приложений Росстат Тренинги и вебинары Финансовые Форматирование Функции Excel акции MulTEx ссылки статистика
Обсуждение: 113 комментариев
  1. alexks1942:

    Добрый день. Вопрос в следующем. На одном из моих листов, который будет отображаться для конкретного пользоваться висят Слайсеры от Сводной таблицы, которая остается скрытой на другом листе. При активации макроса слайсеры сплющиваются и перестают работать. Подскажите, пожалуйста, как это преодолеть?
    Спасибо

  2. Дима:

    Добрый день, Дмитрий
    ДОСТУП ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ К ОПРЕДЕЛЕННЫМ ЛИСТАМ И ВОЗМОЖНОСТЬ ИЗМЕНЯТЬ ТОЛЬКО ОТДЕЛЬНЫЕ ЯЧЕЙКИ
    а можно сделать на оборот ДОСТУП ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ К ОПРЕДЕЛЕННЫМ ЛИСТАМ И ВОЗМОЖНОСТЬ "запрещать" ТОЛЬКО ОТДЕЛЬНЫЕ ЯЧЕЙКИ

  3. Michi:

    Добрый день,
    Можно ли подстраховаться от следующей ситуации: если пользователь уже ввел свой пароль и работает со своим листом, нажал сохранить, тогда если пропадет свет или завершить принудительно процесс то макрос скрытия листов не будет выполнен. И если открыть файл без запуска макросов то листы останутся открытыми.
    скрывать при сохранении не вариант так как пользователь возможно хочет продолжать работу

    • В общем-то нет здесь решения. Но скрывать при сохранении можно: перехватывать событие Save книги и внутри скрывать листы, сохранять, отображать обратно.

  4. inneta:

    Дмитрий, спасибо за подробную статью.
    Я совсем не умею работать в Excel, но Ваша статья очень подробно все описывает, что я практически справилась с задачей -использовала файл с практическим примером Администратора и адаптировала под свою задачу.
    1. Единственное, что я не понимаю, как запретить пользователям с ролью простой User использовать вызов функции VBA(Alt+F11) и сделать видимым лист User, где видны все пароли и доступные функции? иначе смысла входа под поролем нет.
    2. Также мне пока непонятно, как добавить в этот файл разграничение доступа к определенным столбцам и строкам.
    То есть решение такое есть в отдельных файлах, но как его интегрировать в файл Администратора?
    Буду благодарна, если дадите наводку - где мне еще почитать про эти возможности.
    Заранее спасибо!

    • inneta:

      1-й вопрос снимаю, так как поняла что лист VBA можно скрыть паролем

    • п.2: интегрировать в файл администратора по аналогии с тем, как это реализовано в других примерах...Вот и вся наводка :) Надо просто совместить коды. В файле с режимом Администратора просто показано как реализовать показ формы при запуске файла и все. Остальное сделано ровно так же, как в остальных примерах.

  5. Maksim_Sh:

    Дмитрий, добрый день!

    Помогите разобраться как из кода в Tips_Macro_Sheets_Hide_Rng_for_Users выбрать нужные данные (часть кода) для Tips_Macro_UsersRulesOnStart, что бы я мог добавлять диапазон видимости в ячейках (как в Tips_Macro_Sheets_Hide_Rng_for_Users) а не показывать целиком весь лист?

  6. Иван:

    Доброго времени суток! Подскажите пожалуйста, есть ли в Exel такая возможность, как: установить время, с скольки и до скольки можно работать с книгой данному пользователю?
    Например: Иванов Иван Иванович работает с книгой с 07:00 по 12:00, Петров Пётр Петрович с 13:00 по 18:00.
    Возможно такое или нет? Что бы при входе в книгу не в своё время, доступ был запрещён!?
    Так, чисто эксперементирую) Пользователей 6 человек, что бы знали просто своё время пользования книгой и не рассчитывали на другое.

  7. Алексей:

    Добрый день! Попробовал ваш вариант ДОСТУП К ОПРЕДЕЛЕННЫМ ЛИСТАМ И СКРЫТИЕ УКАЗАННЫХ СТРОК/СТОЛБЦОВ. Перенёс код без изменений с созданием листов Main и Users, но при установке диапазона строк на существующие в книге листы неизбежно возникает ошибка Run-time error 1004 Нельзя установить свойство Hidden класса Range со ссылкой на строку Sheets(sSheets(li)).Rows.Hidden = True
    If oSheet.Name = sSheets(li) Then
    Sheets(sSheets(li)).Visible = -1
    If sRowCol(li) = "R" Then
    Sheets(sSheets(li)).Columns.Hidden = False
    Sheets(sSheets(li)).Rows.Hidden = True
    При добавлении нового (пустого) листа такой проблемы не появляется.

    И после переоткрытия файла остаются видны листы последнего пользователя.

  8. axlnik:

    Добрый день подскажите как можно в файле Tips_Macro_UsersRulesOnStart.xls (ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ АДМИНИСТРАТОРА)
    добавить возможность давать права на определенные строки, надеялся разобраться самостоятельно, но коды сильно отличаются друг от друга и я не смог понять.

    • Если Вы скачали оба примера и не смогли сделать сами - то я тоже в комментариях не смогу в двух словах дать решение. Надо добавить столбец с диапазонами в лист Users, а в форме выбора пользователя добавить обработку соответствующую.

      • axlnik:

        Дмитрий, можете добавить соответствующую обработку? я оставил запрос на Вашем форуме, надеялся, что кто то возьмется за деньги дописать этот кусок кода, но пока тишина, к сожалению, мои потуги самостоятельно что то сделать приводят к ошибкам.

  9. bimmer163:

    Добрый день. Отличный сайт, отличая статья, отличные шаблоны. Даже человеку с начальным уровнем позволяет адаптировать шаблоны под свои задачи. Я, имея начальный уровень, смог адаптировать один из примеров под свои задачи. Не получается только одно. Как разрешить на защищенных листах пользоваться сортировкой и фильтрами. Везде ставлю галочки - разрешить эти функции. Все работает -закрываю файл ни чего не сохраняется.
    Подскажите, что делают не так.

    • bimmer163, скорее всего проблема в том, что ставите галочки на стандартной защите(через меню Excel), а в коде VBA это никак не обозначаете. Ознакомьтесь с этой статьей, там написано как указать в коде дополнительные разрешения пользователям: Как оставить возможность работать с группировкой/структурой на защищенном листе?

      • bimmer163:

        Добрый день. Благодаря вашей статье очень удачно адаптировал вариант под свои задачи, всё работает, все довольны. Но есть один момент. Когда кто-то работает с книгой, другой пользователь открывает ее, ему предлагается открыть книгу для чтения. Если он отрывает книгу для чтения, то он видит все листы. С этим можно что-то сделать?

        • bimmer163, обратите внимание на примечание: файл может работать нестабильно в книгах с общим доступом. Т.е. если книга открыта одним пользователем, а затем она же открывается другим(да еще скорее всего без разрешенных макросов) - то может быть неразбериха со скрытием/отображением листов. Поэтому решения в данном случае не будет.

      • bimmer163:

        Адаптировал вариант с администратором.

  10. Arno:

    Добрый день, понимаю, глупый вопрос, но никогда ранее не писал макросы - подскажите, как увеличить кол-во пользователей и настроить для них доступ и пароли? Через "User", но как именно? На листе в Excel я прописываю пользователей, пароли и уровень доступа, но как это работает с макросом? Как прописать/отредактировать Ваш код, в таком случае?

    • Все, что необходимо - просто вписать пользователей и пароли для них в листе Users. Больше ничего делать не надо.

Поделитесь своим мнением

Комментарии, не имеющие отношения к комментируемой статье, могут быть удалены без уведомления и объяснения причин. Если есть вопрос по личной проблеме - добро пожаловать на Форум


Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Тренинги

Заказать
Юридическая информация

Использование материалов сайта

Политика Конфиденциальности

ИП Щербаков Дмитрий Валентинович
ОГРНИП: 318502700083307
ИНН: 504013350772

Наши партнеры

Перейти

Счетчики

Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика
© 2024 Excel для всех   Войти